Das Telefon klingelt, und Sie haben gerade beide Hände am Patienten.
Ein System, das für Ihre Praxis ans Telefon geht, Termine vergibt und absagt, und abends den Papierkram vorbereitet hat. Kein Praxisverwaltungssystem, sondern das, was drumherum liegen bleibt.
Kommt Ihnen das bekannt vor?
Zwischen zwei Behandlungen drei verpasste Anrufe auf dem Display. Eine Patientin, die zum dritten Mal nicht erschienen ist, ohne abzusagen. Die Rezeptionskraft ist krank, und wer heute die Termine der Kollegin absagt, ist noch nicht geklärt. Und um halb sieben, wenn die letzte Behandlung vorbei ist, liegen die Rechnungen an die Selbstzahler noch da, seit letzter Woche.
Eine Physiotherapie-Praxis lebt von Terminen, und genau die sind das Problem: Sie werden am Telefon vergeben, während niemand ans Telefon kann. Jeder verpasste Anruf ist eine Patientin, die beim nächsten Eintrag in der Google-Liste anruft.
Was das System in einer Physiotherapie-Praxis übernimmt
Links das, was heute liegen bleibt oder zwischen Tür und Angel passiert. Rechts, was das System daraus macht: jedes Stück eine eigene Leistung, alle mit demselben Gedächtnis.
| Im Alltag | Mit dem System |
|---|---|
| Das Telefon klingelt während der Behandlung. | Der Telefonassistent geht ran, sagt, dass er eine KI ist, nimmt das Anliegen auf und vergibt Termine aus Ihrem echten Kalender, nur in den Zeiten, die Sie freigegeben haben. Was er nicht klären kann, landet als Notiz bei Ihnen. |
| Patienten fragen per WhatsApp nach einem Termin. | Der WhatsApp- und Webseiten-Assistent schlägt freie Zeiten vor und bucht. Ob ein Termin sofort gilt oder erst nach Ihrer Freigabe, entscheiden Sie je Terminart. |
| Termine platzen, weil niemand erinnert hat. | Terminbestätigung mit Kalendereintrag sofort nach der Buchung; Erinnerung per E-Mail oder WhatsApp vor dem Termin, genau einmal, mit Termin-Code zum Verschieben. |
| Eine Therapeutin fällt aus, zwölf Termine müssen abgesagt werden. | Der Ausfall-Manager zeigt alle Termine der Person, die Absage geht mit einem Klick je Patient raus, mit Datum, Uhrzeit und Namen aus der Kartei, versendet erst nach Ihrer Rückfrage. |
| Hausbesuche, Dienstplan und Urlaub in drei verschiedenen Tabellen. | Mitarbeiterplaner mit Zeitfenstern je Person, Tourenplanung für Hausbesuche in sinnvoller Reihenfolge, Stundenzettel, Urlaub mit Feiertagen des Bundeslandes. |
| Anfragen per E-Mail gehen im Postfach unter. | Das Postfach sortiert sich selbst: Anfragen oben, Werbung weg, die Antwort liegt als Entwurf bereit. Wer schreibt, bekommt sofort eine Eingangsbestätigung. |
| Rechnungen an Selbstzahler und Privatpatienten liegen wochenlang. | Rechnung mit Ihrem Briefpapier in einer Minute, offene Posten im Blick, Zahlungserinnerung und Mahnung als Entwurf, sobald das Ziel überschritten ist. |
| Der Bericht an den Arzt wird abends getippt. | Diktieren zwischen zwei Patienten, der Bericht steht fertig in der Akte, mit Ihren Fachbegriffen im Wörterbuch. |
| Wer war eigentlich Frau Berger, und was war beim letzten Mal? | Die Kundenakte zeigt alles an einer Stelle: Anrufe, Nachrichten, Termine, Rechnungen, Berichte, als Ordner auf Ihrem Rechner, den Sie auch ohne das System öffnen können. |
Ein Dienstag mit dem System
7:40 Uhr. Auf der Startseite steht, was heute ansteht: 14 Termine, eine neue Anfrage über die Webseite von gestern Abend (der Assistent hat schon den Erstkontakt geführt und die Rückrufnummer notiert), zwei Rechnungen, deren Zahlungsziel überschritten ist: die Erinnerungen liegen als Entwurf da. Sie lesen die zwei Entwürfe, klicken zweimal, fertig.
10:15 Uhr. Während der Behandlung rufen drei Leute an. Der Telefonassistent hat einen Termin vergeben, eine Frage zur Parkplatzsituation beantwortet und für den dritten Anrufer eine Notiz hinterlassen: möchte zurückgerufen werden, es geht um eine Verordnung. Das steht mittags in Ihrer Liste.
13:00 Uhr. Die Kollegin meldet sich krank für morgen. Sie öffnen den Ausfall-Manager, sehen ihre neun Termine, lesen die Absage einmal durch und schicken sie an alle neun, mit Namen, Datum, Uhrzeit. Wer keine E-Mail hat, steht mit Telefonnummer in der Liste.
18:20 Uhr. Der Bericht für den Orthopäden ist diktiert, nicht getippt. Die Rechnung für den Selbstzahler von heute ist raus. Der Rest kann bis morgen früh warten, weil das System ihn bis dahin vorbereitet hat.
Ehrlich gesagt
Was das System in Ihrer Praxis bewusst nicht tut
- Es ist kein Praxisverwaltungssystem. Rezepte, Heilmittelverordnungen und die Abrechnung mit den Krankenkassen bleiben in Ihrer Praxissoftware. Das System übernimmt das Drumherum: das Telefon, die Termine und alles, was abends liegen bleibt.
- Es dokumentiert keine Behandlung. Was Sie diktieren, wird zu einem Bericht in Ihrer Kundenakte: für Sie, für die Übergabe an die Kollegin, für den Brief an den Arzt. Die Behandlungsdokumentation nach Ihren Berufsregeln bleibt dort, wo sie hingehört.
- Nichts geht ohne Sie raus. Antworten, Angebote, Rechnungen und Mahnungen entstehen als Entwurf. Versendet wird erst, wenn Sie draufgeklickt haben. Die einzigen Ausnahmen sind die Eingangsbestätigung, die Terminbestätigung und die Abwesenheitsnotiz, und die schalten Sie selbst ein.
- Der Telefonassistent braucht einen eigenen Server. Er ist deshalb nur im betreuten Weg enthalten, nicht im Paket zum Selbst-Einrichten.
Häufige Fragen
Ersetzt das mein Praxisverwaltungssystem?
Nein, und das soll es nicht. Ihre Praxissoftware kennt Rezepte, Verordnungen und die Kassenabrechnung. Das System von Fabian Systems kümmert sich um das, was daneben liegen bleibt: das Telefon, die Termine und die Berichte. Beides läuft nebeneinander.
Wo liegen die Daten meiner Patienten?
Auf Ihrem Rechner in Ihrer Praxis. Die Kundenakte ist ein Ordner mit lesbaren Dateien, den Sie auch ohne unser System öffnen können. Was zur Verarbeitung an Dienste nach draußen geht, etwa der Text einer Anfrage zur Einordnung, steht in unserer Datenschutzerklärung, und wir gehen es im Erstgespräch mit Ihnen durch.
Merken Patienten, dass am Telefon eine KI spricht?
Ja, sie sagt es im ersten Satz. Das ist nicht nur Pflicht, sondern auch der Grund, warum es funktioniert: Wer weiß, dass er mit einem Assistenten spricht, sagt sein Anliegen kurz und klar. Wer einen Menschen will, bekommt einen Rückruf: der Assistent hält niemanden fest.
Wir sind drei Therapeutinnen ohne Rezeption. Lohnt sich das?
Genau dann. Eine Praxis mit Rezeptionskraft hat jemanden, der ans Telefon geht. Eine Praxis ohne verliert jeden Anruf, der während einer Behandlung kommt, und das sind fast alle. Im Erstgespräch rechnen wir mit Ihren Zahlen nach, was das im Monat ausmacht.
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- Termin absagen bei Krankheit: der TextVorlage für die Absage, die keinen Patienten verliert.
- Zahlungserinnerung an SelbstzahlerFreundlich, klar, mit allen Angaben.
- Für Ergotherapie-PraxenDie Praxis, in der das System entstanden ist.
Wie viele Anrufe verliert Ihre Praxis in einer Woche?
Im kostenlosen Erstgespräch sehen wir uns Ihren Tag an: Wo klingelt es, wer geht ran, was bleibt abends liegen. Eine halbe Stunde per Video, kein Verkaufsgespräch.
Lieber selbst einrichten? Das System gibt es auch als Paket zum Selbst-Einrichten, 2.990,00 € netto, ohne Telefonassistent, der braucht einen Server.