Gebaut in einer Ergotherapie-Praxis. Nicht für eine.
Die Module für Absagen, Dienstplan, Hausbesuche und Stundenzettel sind nicht am Schreibtisch erfunden worden: sie kommen aus einer Praxis mit sieben Mitarbeitern, in der die Inhaberin selbst behandelt hat.
Kommt Ihnen das bekannt vor?
Ein Kind kommt mit der Mutter zur Behandlung, das Telefon klingelt, die Kollegin ist beim Hausbesuch, und die Frage der Mutter nach dem nächsten Termin muss warten, bis Sie den Kalender finden. Abends: Dienstplan für nächste Woche, zwei Krankmeldungen, elf Absagen, die jemand abtelefonieren muss. Und die Stundenzettel der Teilzeitkräfte, die noch nicht stimmen.
Die Inhaberin von Fabian Systems hat genau diese Praxis geführt. Das System ist die Antwort auf die Abende, an denen die Behandlung längst vorbei war und die Arbeit noch nicht.
Was aus dieser Praxis ins System gewandert ist
Jede Zeile ist ein Problem, das es dort wirklich gab. Die Lösung dazu steht heute jedem Betrieb zur Verfügung.
| Im Alltag | Mit dem System |
|---|---|
| Elf Absagen abtelefonieren, weil eine Kollegin krank ist. | Der Ausfall-Manager zeigt alle Termine der Person und schickt die Absage je Patient: mit Namen, Datum und Uhrzeit, nach Ihrer Rückfrage. Wer keine E-Mail hat, steht mit Nummer in der Liste. |
| Hausbesuche quer durch die Stadt, in der Reihenfolge des Kalenders. | Tourenplanung mit echten Fahrzeiten: Der Planer ordnet die Besuche, warnt, wenn eine Zusage nicht zu schaffen ist, und hält feste Termine fest, auf denen ein Patient besteht. |
| Dienstplan, Urlaub, Feiertage in drei verschiedenen Tabellen. | Mitarbeiterplaner: Zeitfenster je Person, Urlaubsbilanz, die Feiertage des Bundeslandes kennt, Stundenzettel, die sich aus dem Plan ergeben. |
| Das Telefon klingelt, während das Kind in Behandlung ist. | Der Telefonassistent nimmt ab, vergibt Termine aus Ihrem freigegebenen Kalender und notiert alles andere. Er sagt im ersten Satz, dass er eine KI ist. |
| Eltern schreiben abends per WhatsApp, ob Freitag noch was frei ist. | Der Assistent auf WhatsApp und Webseite antwortet nachts, schlägt Zeiten vor und bucht, mit oder ohne Ihre Freigabe, je Terminart. |
| Der Bericht für den Kinderarzt wird am Wochenende getippt. | Diktieren nach der Behandlung: Der Bericht steht in der Akte, mit den Fachbegriffen, die Sie einmal ins Wörterbuch geschrieben haben. |
| Rechnungen an Selbstzahler, Mahnungen, die man nicht gern schreibt. | Rechnung und Mahnstufen als Entwurf mit Ihrem Briefpapier, offene Posten auf der Startseite. |
| Was war beim letzten Mal mit Familie Weber? | Die Kundenakte: Gespräche, Nachrichten, Termine, Berichte, ein Ordner je Familie auf Ihrem Rechner. |
Was sich in der Praxis verändert hat
Nicht die Behandlung. Die ist geblieben, wie sie war: Therapeutinnen behandeln, das System behandelt nicht. Verändert hat sich, was zwischen den Behandlungen und nach Feierabend passiert: Das Telefon wird abgenommen, auch wenn niemand frei ist. Absagen gehen in Minuten raus statt in einer Stunde. Der Dienstplan ergibt die Stundenzettel, statt dass beide getrennt gepflegt werden. Und die Berichte werden gesprochen, nicht getippt.
Der Satz, der dabei hängen geblieben ist: Man wird nicht schneller. Man hört auf, dieselben Dinge jedes Mal neu zu machen.
Ehrlich gesagt
Was das System in Ihrer Praxis bewusst nicht tut
- Es ist kein Praxisverwaltungssystem. Rezepte, Heilmittelverordnungen und die Abrechnung mit den Krankenkassen bleiben in Ihrer Praxissoftware. Das System übernimmt das Drumherum: das Telefon, die Termine und alles, was abends liegen bleibt.
- Es dokumentiert keine Behandlung. Was Sie diktieren, wird zu einem Bericht in Ihrer Kundenakte: für Sie, für die Übergabe an die Kollegin, für den Brief an den Arzt. Die Behandlungsdokumentation nach Ihren Berufsregeln bleibt dort, wo sie hingehört.
- Nichts geht ohne Sie raus. Antworten, Angebote, Rechnungen und Mahnungen entstehen als Entwurf. Versendet wird erst, wenn Sie draufgeklickt haben. Die einzigen Ausnahmen sind die Eingangsbestätigung, die Terminbestätigung und die Abwesenheitsnotiz, und die schalten Sie selbst ein.
- Der Telefonassistent braucht einen eigenen Server. Er ist deshalb nur im betreuten Weg enthalten, nicht im Paket zum Selbst-Einrichten.
Häufige Fragen
Ist das System auf Ergotherapie zugeschnitten?
Es ist dort entstanden, aber nicht darauf festgelegt. Terminarten, Personen, Zeitfenster, Texte: alles legen Sie selbst an, nichts ist im System fest verdrahtet. Eine Ergotherapie-Praxis richtet es sich so ein, wie sie arbeitet; eine Physiotherapie-Praxis anders.
Wie läuft das mit Kindern und Eltern als Ansprechpartner?
Die Kundenakte hat einen Ansprechpartner je Eintrag: bei Kindern die Eltern, bei Senioren die Angehörigen. Anrufe und Nachrichten werden über die Rufnummer zugeordnet, also über die Person, die sich meldet.
Was ist mit der Abrechnung über die Kassen?
Die bleibt in Ihrer Praxissoftware. Das System schreibt Rechnungen an Selbstzahler und Privatpatienten, erinnert und mahnt, die Heilmittelabrechnung fasst es nicht an, und wir behaupten nicht, dass es das könnte.
Kann ich das System erst einmal ausprobieren?
Ja, im Erstgespräch zeigen wir es an Beispieldaten, und Sie können es anschließend selbst mit dem Paket zum Selbst-Einrichten aufsetzen. Der Paketpreis wird angerechnet, wenn Sie später betreut werden möchten.
Weiterlesen
- Für Physiotherapie-PraxenTelefon, Termine, Selbstzahler-Rechnungen.
- Termin absagen bei Krankheit: der TextDie Vorlage, mit der elf Absagen in Minuten rausgehen.
- Über die InhaberinWie aus der Praxis eine Agentur wurde.
Reden wir über Ihre Praxis, nicht über Software.
Im kostenlosen Erstgespräch sehen wir uns an, was bei Ihnen abends liegen bleibt. Eine halbe Stunde per Video, mit jemandem, der die Seite des Behandlungstischs kennt.
Lieber selbst einrichten? Das System gibt es auch als Paket zum Selbst-Einrichten, 2.990,00 € netto, ohne Telefonassistent, der braucht einen Server.