Einmal eingetragen, überall richtig.
Termine, Touren, Stunden und Urlaub stehen an einer Stelle, statt in mehreren Listen, die sich gegenseitig widersprechen.
Kommt Ihnen das bekannt vor?
Der Wochenplan hängt an der Wand, die aktuelle Version liegt auf einem Mobiltelefon, und welche gilt, weiß niemand genau. Ein Mitarbeiter ruft an: „Wo bin ich morgen eingeteilt?" Die Urlaubsanträge liegen als Zettel im Büro. Und am Monatsende verbringt jemand zwei Abende damit, Stundenzettel zu entziffern.
Nichts davon ist kompliziert, es ist nur dreimal dieselbe Information an drei verschiedenen Orten. Und genau dazwischen entstehen die Fehler.
So läuft es mit dem System
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Planen
Aufträge, Termine und Touren stehen an einer Stelle. Jeder im Team sieht auf dem eigenen Smartphone, was ihn betrifft. Änderungen kommen sofort an, ohne Rundruf.
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Stunden erfassen
Stunden werden vom Smartphone aus direkt auf den Auftrag gebucht. Am Monatsende ist die Abrechnung fertig, ohne mühsame Zettelarbeit.
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Urlaub und Schichten
Die Urlaubsanfrage kommt vom Smartphone, und Sie sehen im Überblick, wer wann anwesend ist. Überschneiden sich zwei Anfragen, fällt es sofort auf, nicht erst in der Woche, in der beide fehlen.
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Auswerten
Das System bündelt die Stunden je Auftrag, je Zeitraum und je Mitarbeiter, fürs Büro und die Lohnabrechnung. Sie sehen auch, welche Aufträge sich wirklich rechnen.
Der Tag wird von der richtigen Adresse aus gerechnet
Wo Ihre Leute morgens wirklich losfahren, tragen Sie je Standort ein, bei mehreren Standorten je Mitarbeiter. Nicht die Anschrift, die auf Ihren Rechnungen steht. Besteht ein Kunde auf seiner Uhrzeit, wird die Route um diesen Termin herum geplant, statt ihn zu verschieben. Und wer einen Termin einträgt, wird gewarnt, wenn die Fahrzeit vom vorherigen Termin nicht reicht.
Die gesetzlichen Feiertage Ihres Bundeslandes kennt das System und zieht sie nicht vom Urlaub ab.
Ehrlich gesagt
Was das System bewusst nicht macht
- Das System überwacht nicht. Es geht um saubere Abrechnung und verlässliche Planung, nicht darum, Mitarbeiter zu kontrollieren. Das merkt das Team schnell, und deshalb trägt es das System mit.
- Genehmigungen bleiben bei Ihnen. Urlaub gibt das System nicht selbst frei, es zeigt Ihnen lediglich sofort, ob es passt.
Passt sich Ihrem Betrieb an
Ob Touren, Schichten oder Behandlungszimmer, geplant wird so, wie Ihr Betrieb tatsächlich arbeitet. Das System wird bei der Einrichtung auf Ihren Ablauf eingestellt, nicht Sie auf das System.
Und weil alles am selben Gedächtnis hängt: Der Termin, den der Telefonassistent angenommen hat, steht im selben Plan, nicht auf einem weiteren Zettel.
Schluss mit drei Versionen desselben Plans?
Im kostenlosen Erstgespräch sehen wir uns an, wie Ihre Woche heute geplant wird, eine halbe Stunde, kein Verkaufsgespräch.
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