Datenschutzerklärung

Stand: September 2026

1. Verantwortliche Stelle

Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Webseite ist:

Fabian Systems UG (haftungsbeschränkt)
Geschäftsführerin: Claudia Fabian
Wuhlestraße 7a, 12683 Berlin
Telefon: +49 179 2041061
E-Mail: info@fabian-systems.de

2. Hosting und Server-Logfiles

Diese Webseite wird gehostet bei: STRATO GmbH, Otto-Ostrowski-Straße 7, 10249 Berlin.

Beim Aufruf der Seite verarbeitet der Server automatisch Daten, die Ihr Browser übermittelt, und speichert sie in sogenannten Server-Logfiles:

• IP-Adresse des aufrufenden Geräts
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• aufgerufene Datei bzw. Seite
• übertragene Datenmenge und Erfolgsstatus
• Browsertyp und Betriebssystem (User-Agent)
• zuvor besuchte Seite (Referrer), sofern übermittelt

Diese Daten sind technisch erforderlich, um die Seite auszuliefern, und dienen außerdem der Sicherheit und Stabilität des Betriebs (z. B. Abwehr von Angriffen). Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem sicheren Betrieb der Webseite (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Logfiles werden nicht mit anderen Datenquellen zusammengeführt und vom Hosting-Anbieter automatisch gelöscht, je nach Sicherheits- und Betriebsbedarf nach wenigen Tagen, spätestens nach 90 Tagen. Mit dem Hosting-Anbieter besteht ein Vertrag über Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

3. Keine Cookies, kein Tracking

Diese Webseite setzt keine Cookies und verwendet keine Analyse-, Werbe- oder Tracking-Dienste. Es werden keine Schriften, Skripte oder sonstigen Inhalte von Drittanbieter-Servern nachgeladen. Deshalb gibt es hier auch keinen Cookie-Banner, es gibt schlicht nichts, worin Sie einwilligen müssten.

Eine einzige Ausnahme gibt es, und die entscheiden Sie selbst: Wenn Sie den Chat-Assistenten öffnen und ihm schreiben, werden Ihre Nachrichten verarbeitet (siehe Abschnitt 5). Solange Sie ihn nicht benutzen, passiert nichts.

4. Kontaktformular und Kontaktaufnahme

Auf unserer Seite finden Sie ein Kontaktformular. Wenn Sie es nutzen, übermitteln Sie uns Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, optional eine Telefonnummer und den Inhalt Ihrer Nachricht. Die Übertragung erfolgt verschlüsselt (TLS). Die Angaben werden uns als E-Mail zugestellt und nicht auf dem Webserver gespeichert.

Dasselbe gilt, wenn Sie uns direkt per E-Mail oder Telefon kontaktieren: Wir verarbeiten die von Ihnen mitgeteilten Daten, um Ihre Anfrage zu bearbeiten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit Ihre Anfrage mit der Anbahnung oder Durchführung eines Vertrags zusammenhängt, im Übrigen unser berechtigtes Interesse an der Beantwortung von Anfragen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Wir speichern diese Daten, solange es für die Bearbeitung Ihres Anliegens nötig ist. Geschäftliche Korrespondenz, die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten unterliegt (Handels- und Steuerrecht), bewahren wir für die Dauer dieser Fristen auf.

5. Chat-Assistent auf dieser Seite

Auf jeder Seite lässt sich ein Chatfenster öffnen, in dem ein KI-Assistent Ihre Fragen beantwortet. Das Fenster gehört zu dieser Webseite; es wird nichts von fremden Servern nachgeladen. Solange Sie nichts hineinschreiben, werden keine Daten übertragen.

Sobald Sie eine Nachricht absenden, werden diese Nachricht, der bisherige Gesprächsverlauf, die gerade geöffnete Seite und Ihre IP-Adresse verschlüsselt an unseren Dienst bei der Cloudflare Germany GmbH, Rosental 7, 80331 München, übertragen. Von dort geht der Gesprächstext an Anthropic PBC, 548 Market St, San Francisco, CA 94104, USA, deren Sprachmodell die Antwort erzeugt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit Ihre Anfrage der Anbahnung eines Vertrags dient, im Übrigen unser berechtigtes Interesse an einer schnellen Beantwortung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Mit beiden Anbietern bestehen Verträge zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO; sie sind fester Bestandteil der jeweiligen Nutzungsbedingungen. Die Übermittlung in die USA stützt sich auf die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission. Die Inhalte werden dort ausschließlich zur Beantwortung verarbeitet und nicht zum Training von Modellen verwendet.

Ihr Gesprächsverlauf wird drei Tage aufbewahrt, damit Sie das Gespräch fortsetzen können, und danach automatisch gelöscht. Ihre IP-Adresse verwenden wir ausschließlich, um massenhafte automatisierte Anfragen zu begrenzen; diese Zähler verfallen spätestens nach 24 Stunden.

Nur wenn Sie im Gespräch von sich aus Ihren Namen und einen Rückrufweg angeben und ein Erstgespräch wünschen, senden wir diese Angaben zusammen mit dem Gesprächsverlauf als E-Mail an uns; dafür gilt dann Abschnitt 4. Sie müssen keine persönlichen Daten eingeben, für eine Auskunft genügt Ihre Frage.

Für den Versand dieser Benachrichtigung nutzen wir den Dienst Resend (Resend, Inc., 2261 Market Street, San Francisco, CA 94114, USA); der Versand selbst läuft über Rechenzentren in der Europäischen Union (Region Irland). Auch hier ist der Vertrag zur Auftragsverarbeitung Bestandteil der Nutzungsbedingungen; die Übermittlung in die USA stützt sich auf die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission und auf die Zertifizierung des Anbieters nach dem EU-US Data Privacy Framework.

Damit Ihr Gespräch beim Wechsel auf eine andere Seite nicht verloren geht, legt Ihr Browser es lokal auf Ihrem Gerät ab (Speicherbereich „localStorage", kein Cookie). Dieser Eintrag verlässt Ihr Gerät nicht und wird nach drei Tagen ungültig; über den Knopf „Gespräch neu beginnen" im Chatfenster löschen Sie ihn sofort.

Der Assistent ist eine Maschine und kann sich irren. Verbindliche Auskünfte, insbesondere zu Preisen und Leistungsumfang, erhalten Sie von uns persönlich.

6. Nachrichten über WhatsApp

Auf dieser Seite finden Sie einen Knopf, über den Sie uns eine WhatsApp-Nachricht schreiben können. Sie entscheiden, ob Sie diesen Weg nutzen. Sie erreichen uns ebenso per E-Mail, Telefon oder über das Chatfenster.

Schreiben Sie uns über WhatsApp, wird Ihre Nachricht zusammen mit Ihrer Mobilfunknummer von der Meta Platforms Ireland Limited, Merrion Road, Dublin 4, Irland, übertragen. Auf die Verarbeitung durch Meta haben wir keinen Einfluss; es gelten zusätzlich die Datenschutzbestimmungen von WhatsApp. Wenn Sie das nicht möchten, nutzen Sie bitte einen der anderen Wege.

Auf unserer Seite beantwortet zunächst derselbe KI-Assistent wie im Chatfenster. Dafür gilt Abschnitt 5 sinngemäß: Ihre Nachricht und der bisherige Verlauf gehen über unseren Dienst bei Cloudflare an Anthropic, das die Antwort erzeugt. Der Verlauf wird drei Tage aufbewahrt und danach automatisch gelöscht; Ihre Nummer verwenden wir zusätzlich, um die Zahl der Nachrichten je Absender zu begrenzen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit Ihre Nachricht der Anbahnung eines Vertrags dient, im Übrigen unser berechtigtes Interesse an einer schnellen Antwort (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

7. Terminvereinbarung über Chat und WhatsApp

Im Chatfenster und über WhatsApp können Sie unmittelbar einen Termin vereinbaren. Der Assistent nennt Ihnen dazu freie Zeiten aus unserem Kalender. Übermittelt wird dabei nur, ob eine Zeit frei ist, nie, welche anderen Termine dort stehen oder mit wem.

Vereinbaren Sie einen Termin, verarbeiten wir die Angaben, die Sie dafür machen: Ihren Namen, einen Rückrufweg (Telefonnummer oder E-Mail-Adresse), auf Wunsch Ihren Betrieb und Ihr Anliegen sowie den gewählten Zeitpunkt. Ohne Namen und Rückrufweg kann kein Termin eingetragen werden. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen auf Ihre Anfrage).

Diese Angaben werden in einen gesonderten Terminkalender bei der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland, eingetragen; die Verarbeitung kann dabei auch auf Servern der Google LLC in den USA stattfinden. Die Anfrage selbst wird von unserem Dienst bei der Cloudflare Germany GmbH verarbeitet, der dafür einen Verweis auf den Termin vorhält. Mit beiden Anbietern bestehen Verträge zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO; die Übermittlung in die USA stützt sich auf die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission.

Zu jedem Termin erhalten Sie einen kurzen Termin-Code. Damit können Sie den Termin jederzeit über denselben Weg verschieben oder absagen, ebenso genügt eine formlose Nachricht an info@fabian-systems.de. Vereinbarte Termine löschen wir drei Monate nach dem Termin, sofern daraus kein Auftrag entstanden ist; entsteht ein Auftrag, gelten die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.

Sie müssen diesen Weg nicht nutzen. Auf Wunsch nehmen wir nur Ihren Namen und Ihren Rückrufweg auf und melden uns persönlich bei Ihnen; dafür gilt dann Abschnitt 4.

8. Telefonassistent

Unter der auf dieser Seite genannten Rufnummer nimmt ein KI-Assistent Anrufe entgegen. Er stellt sich zu Beginn jedes Gesprächs als KI-System vor (Art. 50 KI-Verordnung). Wer nicht mit einem Assistenten sprechen möchte, kann jederzeit einen Rückruf durch eine Mitarbeiterin oder einen Mitarbeiter verlangen oder uns per E-Mail schreiben.

Die Telefonverbindung stellt die sipgate GmbH, Gladbacher Str. 74, 40219 Düsseldorf, her; dort fallen Ihre Rufnummer und die Verbindungsdaten an. Während des Gesprächs wird Ihre Sprache fortlaufend in Text umgewandelt (Deepgram, Inc., San Francisco, USA), der Antworttext von dem Sprachmodell der Anthropic PBC (siehe Abschnitt 5) erzeugt und anschließend in Sprache umgesetzt (Cartesia AI, Inc., San Francisco, USA). Jeder dieser Dienste erhält nur den jeweils laufenden Redebeitrag und speichert ihn nicht über die Verarbeitung hinaus. Mit allen Anbietern bestehen Verträge zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO; die Übermittlung in die USA stützt sich auf die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission.

Das Gespräch wird nicht als Tonaufnahme mitgeschnitten. Wir bewahren ein Textprotokoll des Gesprächs auf, um Ihr Anliegen nachzubereiten und die Qualität des Assistenten zu prüfen, sowie für drei Tage ein Kurzgedächtnis zu Ihrer Rufnummer, damit Sie bei einem erneuten Anruf nicht von vorn beginnen müssen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit Ihr Anruf der Anbahnung eines Vertrags dient, im Übrigen unser berechtigtes Interesse an einer verlässlichen Erreichbarkeit (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Für Termine, die Sie am Telefon vereinbaren, gilt Abschnitt 7 entsprechend; haben Sie keine E-Mail-Adresse genannt, erhalten Sie die Terminbestätigung als SMS über sipgate an die von Ihnen genannte Mobilfunknummer.

9. Nachrichten über Facebook Messenger und Instagram

Sie können uns auch über den Messenger unserer Facebook-Seite und über Instagram schreiben. Ihre Nachricht wird zusammen mit Ihrer Profilkennung von der Meta Platforms Ireland Limited, Merrion Road, Dublin 4, Irland, übertragen; es gelten zusätzlich die Datenschutzbestimmungen von Facebook bzw. Instagram, auf die wir keinen Einfluss haben.

Auf diesen beiden Wegen antwortet kein KI-Assistent. Ihre Nachrichten werden lediglich an unser Dashboard weitergereicht, damit wir sie dort mit Ihrer Anfrage zusammenführen und persönlich beantworten können. Unsere Antworten aus der jeweiligen App werden dabei ebenfalls mitgeführt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bzw. unser berechtigtes Interesse an einer geordneten Bearbeitung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

10. Sprachnachrichten

Schicken Sie uns über WhatsApp, Messenger oder Instagram eine Sprachnachricht, wird sie einmalig abgerufen und bei unserem Dienst bei der Cloudflare Germany GmbH in Text umgewandelt. Die Tondatei wird dafür nicht gespeichert; weiterverarbeitet wird nur der Text, für den die Abschnitte 5, 6 und 9 gelten.

11. Verarbeitung Ihrer Anfrage in unserem Dashboard

Gleich auf welchem Weg Sie uns erreichen (Formular, E-Mail, Chat, WhatsApp, Messenger, Instagram oder Telefon), verarbeiten wir Ihre Anfrage anschließend in unserem eigenen Dashboard. Es läuft auf einem von uns gemieteten Server der netcup GmbH, Daimlerstraße 25, 76185 Karlsruhe, am Standort Wien (Österreich); ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO besteht. Der Zugang zum Dashboard ist verschlüsselt und durch einen Zugangsschlüssel geschützt.

Dort halten wir Ihren Namen, Ihren Rückrufweg und Ihr Anliegen fest, ordnen Ihre Nachrichten Ihrer Anfrage zu und bewahren den Wortlaut von Gesprächen mit unseren KI-Assistenten für 90 Tage auf, um deren Antworten zu prüfen und zu verbessern (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Eingehende E-Mails werden von dem in Abschnitt 5 genannten Sprachmodell eingeordnet (Anfrage, Rechnung, Werbung) und mit einem Antwortentwurf versehen; abgeschickt wird eine Antwort ausschließlich durch uns. Eine automatische Empfangsbestätigung oder Abwesenheitsnotiz erhalten Sie nur, wenn wir sie eingeschaltet haben.

Von den Daten des Dashboards wird täglich eine Sicherung angelegt, die in einem Speicher bei der Google Ireland Limited (Google Drive) für 14 Tage vorgehalten und danach überschrieben wird. Anfragen, aus denen kein Vertrag entsteht, löschen wir spätestens zwölf Monate nach dem letzten Kontakt; für Vertragsdaten gelten die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.

12. Kalender-Verbindung im Fabian Systems Dashboard

Dieser Abschnitt betrifft nicht die Besucher dieser Webseite, sondern Kundinnen und Kunden, die in unserem Dashboard ihren Google-Kalender verbinden. Die Verbindung ist freiwillig; das Dashboard lässt sich vollständig ohne sie nutzen.

Nach Ihrer ausdrücklichen Einwilligung im Anmeldefenster von Google greift die Anwendung auf zwei Dinge zu: Sie liest Ihre Kalendereinträge, um Ihnen Ihre Termine anzuzeigen und zu erkennen, wann Sie bereits belegt sind. Und sie legt einen eigenen, zusätzlichen Kalender an, in den vereinbarte Termine eingetragen und in dem sie geändert oder abgesagt werden. Auf Ihren Wunsch kann sie außerdem Termine in Ihren bestehenden Kalendern anlegen, ändern und löschen, etwa, wenn Sie im Dashboard selbst einen Termin eintragen. Außer diesem einen eigenen Kalender legt die Anwendung keine Kalender an. Ihre bestehenden Kalender löschen kann sie nicht, dafür fehlt ihr die technische Berechtigung.

Im Anmeldefenster von Google steht dabei „Fabian Systems Dashboard“. Das zeigt nur, von wem die Anwendung stammt. Die Verbindung selbst läuft direkt zwischen Google und Ihrem Rechner. Kalenderdaten erreichen uns dabei nicht.

Diese Daten werden ausschließlich lokal auf Ihrem eigenen Rechner verarbeitet. Das Dashboard läuft bei Ihnen im Haus. Ihre Kalenderinhalte werden weder an Fabian Systems noch an Dritte übertragen, nicht auf unseren Servern gespeichert, nicht ausgewertet, nicht verkauft, nicht für Werbung genutzt und nicht zum Training von KI-Modellen verwendet.

Eine Ausnahme gibt es, und zwar nur, wenn Sie sie selbst einschalten: Lassen Sie Termine über Chat, WhatsApp oder Telefon vergeben, muss das auch dann funktionieren, wenn Ihr Rechner aus ist. Dafür fragt unser Dienst bei der Cloudflare Germany GmbH Ihren Kalender selbst ab, er liest, wann Sie belegt sind, und trägt vereinbarte Termine ein. Auch dabei werden keine Kalenderinhalte gespeichert oder ausgewertet; abgefragt wird, ob eine Zeit frei ist. Diese Freischaltung ist freiwillig und jederzeit widerrufbar; ohne sie bleibt es vollständig bei der lokalen Verarbeitung.

Der Zugangsschlüssel, mit dem die Anwendung sich bei Google ausweist, liegt ebenfalls nur auf Ihrem Rechner. Über den Knopf „Verbindung lösen“ im Dashboard wird er gelöscht; unabhängig davon können Sie den Zugriff jederzeit in Ihrem Google-Konto unter „Sicherheit → Verknüpfte Apps“ widerrufen. Nach dem Widerruf verbleiben keine Kalenderdaten bei uns, weil dort zu keiner Zeit welche lagen.

Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, die Sie im Anmeldefenster von Google erteilen und jederzeit für die Zukunft widerrufen können.

Die Verwendung der über Google APIs empfangenen Informationen durch Fabian Systems und deren Weitergabe an andere Anwendungen erfolgt in Übereinstimmung mit den Google API Services User Data Policy einschließlich der darin enthaltenen Limited-Use-Anforderungen.

13. Links zu externen Webseiten

Unsere Seite enthält vereinzelt Links zu externen Webseiten (etwa Quellenangaben zu Studien). Beim bloßen Betrachten unserer Seite werden dorthin keine Daten übertragen. Erst wenn Sie einen solchen Link anklicken, gelten die Datenschutzbestimmungen des jeweiligen Anbieters.

14. Ihre Rechte

Ihnen stehen hinsichtlich Ihrer personenbezogenen Daten folgende Rechte zu:

• Auskunft über die verarbeiteten Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)

Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Soweit wir Daten auf Grundlage unseres berechtigten Interesses verarbeiten, können Sie dieser Verarbeitung aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen.

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine formlose E-Mail an info@fabian-systems.de.

Beschwerderecht: Sie haben außerdem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO). Für uns zuständig ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf, www.ldi.nrw.de.

15. Verschlüsselung

Diese Seite wird über eine verschlüsselte Verbindung (TLS/„https“) ausgeliefert. Daten, die Sie an uns übermitteln, können dadurch nicht ohne Weiteres von Dritten mitgelesen werden.

16. Bestellungen über unseren Shop

Wenn Sie über unsere Seite das Paket zum Selbst-Einrichten bestellen, verarbeiten wir die Angaben, die Sie in der Kasse machen: Firma, Ansprechpartner, E-Mail-Adresse, optional Telefonnummer, Rechnungsanschrift, optional USt-IdNr., Ihre Bemerkung, die bestellten Positionen sowie Zahlungsart, Zeitpunkt und Bestellnummer. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung des Vertrags); Rechnungsdaten bewahren wir für die Dauer der handels- und steuerrechtlichen Fristen auf (zehn Jahre).

Die Kasse läuft über einen eigenen Dienst bei Cloudflare, Inc. (Anbieter siehe Abschnitt 5), dort werden die Bestellung und der Download-Zugang gespeichert; die Datenbank liegt in der Europäischen Union. Bestätigungs-E-Mails versenden wir über Resend (siehe Abschnitt 5). Die Bestellung wird zusätzlich in unser Dashboard übertragen, damit wir Rechnung und Lieferung bearbeiten können (Abschnitt 11).

Zahlung. Bei Kauf auf Rechnung verlassen keine Zahlungsdaten unsere Systeme. Wählen Sie Kartenzahlung, wird die Zahlung selbst über Stripe Payments Europe, Ltd. (Irland) abgewickelt: Sie geben Ihre Kartendaten auf einer Seite von Stripe ein, wir erhalten keine Kartendaten, sondern nur die Bestätigung der Zahlung und eine Vorgangsnummer. Stripe verarbeitet Ihre Daten als eigener Verantwortlicher; Einzelheiten in der Datenschutzerklärung von Stripe (stripe.com/de/privacy). Wählen Sie PayPal, werden Sie zu PayPal (Europe) S.à r.l. et Cie, S.C.A., 22-24 Boulevard Royal, L-2449 Luxemburg, weitergeleitet und bestätigen die Zahlung dort; wir erhalten die Bestätigung, eine Vorgangsnummer und die bei PayPal hinterlegte E-Mail-Adresse, keine Kontodaten. PayPal verarbeitet Ihre Daten als eigener Verantwortlicher; Einzelheiten in der Datenschutzerklärung von PayPal (paypal.com/de/legalhub/privacy-full).

Download. Der Download-Zugang ist ein persönlicher Link mit begrenzter Gültigkeit. Wir protokollieren, wann er benutzt wurde, um Missbrauch zu erkennen und Ihnen bei Problemen einen neuen Link ausstellen zu können.

Lizenz-Aktivierung. Die Software fragt beim ersten Start nach dem Lizenzschlüssel aus Ihrer Download-E-Mail und meldet ihn zusammen mit einem Prüfwert des Rechners (ein Hash, aus dem sich der Rechner nicht zurückrechnen lässt) und dem Rechnernamen an unseren Lizenzdienst bei Cloudflare, Inc. Gespeichert werden Schlüssel, Prüfwert, Rechnername und die Zeitpunkte der Aktivierung. Zweck ist die Prüfung, dass der Schlüssel nur auf den erlaubten Rechnern genutzt wird (Vertragserfüllung, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Die Bestätigung wird etwa täglich erneuert; dazwischen läuft die Software auch ohne Internet. Die Aktivierungsdaten bewahren wir für die Dauer des Vertrags auf.

17. Kostenloses PDF und E-Mail-Liste

Auf einer eigenen Seite bieten wir ein kostenloses PDF an (die „12 Briefe“). Wenn Sie es anfordern, verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse (notwendig, damit wir Ihnen den Zugang schicken können) sowie freiwillig Ihren Namen und Ihre Telefonnummer. Der Name dient nur der Anrede, die Telefonnummer nur einem Rückruf, falls Sie einen wünschen. Ohne diese beiden Angaben bekommen Sie das PDF genauso.

Aufrufe zählen. Auf den Seiten mit kostenlosem Material, auf den beiden Startseiten der Bereiche (Betriebe vor Ort, Online-Selbständige), auf der Seite für Besucher aus unseren Videos und auf unserer Linkseite (fabian-systems.de/links) zählen wir, wie oft die Seite aufgerufen wird — ohne Cookie, ohne Kennung, ohne Speichern auf Ihrem Gerät. Gespeichert wird je Tag und Seite eine einzige Zahl, keine IP-Adresse. Daraus sehen wir, wie viele Besucher sich eintragen; einzelne Personen lassen sich daraus nicht erkennen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, berechtigtes Interesse an der Beurteilung der eigenen Seite). Bei der Linkseite zählen wir zusätzlich getrennt, aus welcher App der Aufruf kommt (TikTok, Instagram, Facebook oder eine andere). Das erkennt unser Dienst bei Cloudflare an der Browserkennung, die jeder Aufruf ohnehin mitsendet. Gespeichert wird davon nur der Name der App als Teil der Tageszahl.

Bestätigungsverfahren (Double-Opt-In). Nach dem Eintragen erhalten Sie eine E-Mail mit einem Bestätigungslink. Erst wenn Sie ihn anklicken, ist der Download frei und es geht eine weitere E-Mail an Sie. Damit stellen wir sicher, dass die Adresse wirklich Ihnen gehört. Wir speichern dazu Zeitpunkt und IP-Adresse sowohl der Eintragung als auch der Bestätigung — das ist der Nachweis Ihrer Einwilligung (Art. 7 Abs. 1 DSGVO) und ohne ihn wäre das Verfahren wertlos.

Rechtsgrundlagen. Die Zusendung des angeforderten PDF beruht auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung einer vorvertraglichen Maßnahme auf Ihre Anfrage). Weitere E-Mails (neue Vorlagen, Hinweise, Ankündigungen) senden wir auf Grundlage Ihrer Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, die Sie mit dem Anfordern erteilen. Wir sagen das offen: Die Erlaubnis, Ihnen zu schreiben, ist unsere Gegenleistung für das kostenlose Material — beides steht in einem Kästchen, und ohne dieses Kästchen können Sie das Material nicht anfordern. Eine feste Häufigkeit sagen wir nicht zu. Die Einwilligung können Sie jederzeit widerrufen (siehe unten); bereits heruntergeladene Dateien behalten Sie.

Widerruf. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. In jeder E-Mail steht dafür ein Abmeldelink; ein Klick genügt. Dabei löschen wir Ihren Namen, Ihre Telefonnummer und Ihre Umfrage-Antworten. Ihre E-Mail-Adresse behalten wir als Sperrvermerk, damit wir Sie nicht versehentlich erneut anschreiben (berechtigtes Interesse, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Möchten Sie auch diese gelöscht haben, genügt eine Nachricht an uns.

Speicherdauer. Bestätigen Sie den Link nicht, löschen wir die Eintragung spätestens nach zwei Wochen von selbst. Bestätigte Adressen speichern wir, solange Sie eingetragen bleiben — bei erteilter Einwilligung bis zu deren Widerruf, sonst so lange, wie Ihr persönlicher Download-Link gültig sein soll.

Freiwillige Kurzumfrage. Nach der Bestätigung können Sie auf der Danke-Seite vier Fragen zu Ihrem Betrieb beantworten (Art des Betriebs, Anzahl der Mitarbeitenden, größter Zeitfresser, ob Sie selbst einrichten möchten). Es sind ausschließlich vorgegebene Antworten möglich; Freitext gibt es nicht. Die Antworten helfen uns einzuschätzen, welches unserer Angebote zu Ihnen passt, und werden zusammen mit Ihrem Namen und Ihren Kontaktdaten in unser Dashboard übertragen (Abschnitt 11), damit wir uns bei Ihnen melden können. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung durch das Absenden der Umfrage). Die Umfrage ist freiwillig; wenn Sie sie überspringen, entstehen Ihnen keine Nachteile. Eine automatisierte Entscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO ist damit nicht verbunden — der angezeigte Vorschlag ist ein Hinweis, keine Entscheidung über Ihre Person.

Wo die Daten liegen. Eintragung, Bestätigung und Download laufen über unseren eigenen Dienst bei Cloudflare, Inc. (Anbieter siehe Abschnitt 5); die Datenbank liegt in der Europäischen Union. Die E-Mails versenden wir über Resend (siehe Abschnitt 5). Wir geben Ihre Adresse nicht an Dritte weiter und verkaufen sie nicht. Eine Auswertung Ihres Verhaltens findet nicht statt: Wir messen nicht, ob Sie eine E-Mail geöffnet oder welchen Link Sie angeklickt haben.

18. Auswertung unserer Social-Media-Kanäle

Wir veröffentlichen kurze Videos auf YouTube, Instagram, TikTok und Facebook. Um zu sehen, wie sie ankommen, liest unser Dashboard über die Schnittstellen der Plattformen die Zahlen zu unseren eigenen Beiträgen (Aufrufe, Wiedergabedauer, Likes, Kommentare, geteilt) aus unseren eigenen Konten. Bei YouTube lesen wir zusätzlich die öffentlichen Kommentare unter unseren Videos, einschließlich des angezeigten Nutzernamens, und lassen ein Sprachmodell (Anbieter siehe Abschnitt 5) zusammenfassen, welche Fragen dort gestellt werden und wie ein Video aufgenommen wird. Daraus entstehen Themenvorschläge für neue Videos. Die Kommentare bleiben auf der Plattform; wir speichern je Video die zuletzt gelesenen Kommentare für diese Auswertung und löschen sie mit dem Video aus unserem Dashboard. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse, unsere Inhalte zu verbessern (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Wer nicht möchte, dass sein Kommentar in diese Auswertung einfließt, kann ihn auf der Plattform löschen oder uns schreiben; wir nehmen ihn dann heraus.

Um zu lernen, wie erfolgreiche Videos aufgebaut sind, sehen wir uns außerdem öffentliche Instagram-Konten anderer Anbieter an: welche Beiträge dort wie viele Aufrufe und Likes erreichen und wie die Bildunterschriften aufgebaut sind. Dafür nutzen wir den Dienst Apify (Apify Technologies s.r.o., Vodičkova 704/36, 110 00 Prag, Tschechien; EU). Ausgewertet werden ausschließlich öffentlich sichtbare Beiträge von Geschäftskonten, keine privaten Profile und keine Kommentare Dritter; Texte und Videos anderer Anbieter werden nicht übernommen. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Eigene Rohvideos, die wir zum Schneiden und für Untertitel hochladen, werden auf unserem eigenen Server (Abschnitt 11) verarbeitet; die Spracherkennung läuft dort lokal und schickt den Ton an keinen weiteren Dienst.

19. Änderungen dieser Erklärung

Wenn sich die Technik der Seite ändert (z. B. neue Dienste hinzukommen), passen wir diese Erklärung an. Es gilt jeweils die hier veröffentlichte Fassung.