Ein System · zwei Ausstattungen

Wer sein Geschäft liebt,
hat keine Zeit für Papierkram.
Wir bauen das System dahinter.

Eine Anfrage kommt herein, per Telefon, Mail, WhatsApp oder Instagram. Daraus wird ein Termin, ein Angebot, eine Rechnung. Und alles liegt in einer Kundenakte, die dem Betrieb gehört und auf dem eigenen Rechner bleibt. Das gilt für Praxen und Handwerk genauso wie für Coaches und Online-Kurse. Der Unterschied ist nur, wo die Kunden sind.

Für Betriebe vor Ort Für Online-Selbständige

Für alle, die ihr Geschäft selbst führen.
Ob allein oder mit einem kleinen Team · per Video und Telefon, deutschlandweit

Die Frage, die alles entscheidet

Wo sind die Kunden: vor Ort oder im Netz?

Der Tagesplan im System: zwei Mitarbeiter-Spalten mit Terminen, Adressen und Notizen, dazu die Routenplanung

Vor Ort

Für Betriebe mit Kunden vor Ort

Praxen, Pflegedienste, Handwerk, mobile Dienstleister

Den ganzen Tag ist man bei den Menschen, für die man arbeitet. Abends sitzt man am Schreibtisch: das Telefon, die Termine, Angebote, Rechnungen, die Einsätze für morgen.

Diesen Teil nimmt das System ab. Jemand geht ans Telefon, die Post ist sortiert, aus der Anfrage wird das Angebot und aus dem Auftrag die Rechnung. Alles landet in einer Akte, die als ganz normaler Ordner auf dem eigenen Rechner liegt. Damit der Feierabend wieder Feierabend ist.

Telefonassistent · E-Mail-Assistent · Angebote & Rechnungen · Terminvergabe · Mitarbeiterplaner & Touren · Stundenzettel · Kundenakte

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Der Verlauf einer Kundenakte als Zeitstrahl: Einträge aus Telefon, WhatsApp, E-Mail und Instagram, jeder mit dem Weg gekennzeichnet, über den er hereinkam

Im Netz

Für Coaches, Berater und Selbständige im Netz

Onlinekurse, Beratung, Dienstleistung, überall dort, wo Kunden schreiben statt anrufen

Die Kunden kommen über Instagram, YouTube oder TikTok. Und dann schreiben sie: in die DMs, in den Chat, per WhatsApp, per Mail. Fünf Postfächer, und irgendwo geht etwas unter.

Das System führt alles an einem Ort zusammen. Ein Assistent antwortet auch nachts, Mail-Reihen laufen von selbst, und die Videoarbeit liegt dort, wo auch die Zahlen stehen. Damit aus Sichtbarkeit Kunden werden.

Alle Kanäle in einer Akte · Chat- & WhatsApp-Assistent · E-Mail-Reihen · Social-Werkstatt · Kanal-Zahlen · Angebote & Rechnungen

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Dasselbe System, zwei Ausstattungen.
Der Unterschied ist, wo die Kunden sind.

Was in beiden Ausstattungen steckt

Ein Gedächtnis für den ganzen Betrieb.

Kein Baukasten aus Einzelwerkzeugen, sondern ein System, dessen Teile eine gemeinsame Kundenakte nutzen: Was am Telefon gesagt wurde, weiß die Rechnung; was per WhatsApp gebucht wurde, steht im Kalender. Die Daten bleiben beim Betrieb, auf dem eigenen Rechner, als Ordner, der sich ohne das System öffnen lässt.

Kundenakte

Zu jedem Kunden gibt es einen Ordner. Darin liegt alles, was je mit ihm zu tun hatte: Anfragen, Gespräche, Angebote, Rechnungen. Das sind lesbare Dateien, keine Cloud.

E-Mail-Assistent

Er liest den Posteingang und sortiert, was Anfrage ist, was Auftrag, was Rechnung. Wo eine Antwort gebraucht wird, liegt sie als Entwurf bereit. Gesendet wird per Klick, nie von selbst.

Angebote, Rechnungen, Buchhaltung

Aus der Anfrage wird das Angebot, aus dem Auftrag die Rechnung. Mahnungen, offene Posten und die Belege für die Steuerberatung laufen im selben System mit.

Terminvergabe

Kunden buchen selbst, über die Webseite, den Chat oder WhatsApp. Der Kalender bleibt der eigene Google-Kalender. Bestätigung und Erinnerung gehen von selbst hinaus.

KI-Assistenten an Telefon, Chat und WhatsApp

Sie nehmen ab, hören zu und vergeben Termine, rund um die Uhr. Was nach draußen geht, wurde vorher freigegeben. Diesen Teil gibt es in der betreuten Ausstattung.

Zwei Wege zum System

Entweder kommt es als fertiges Paket, das man selbst auf dem eigenen Rechner einrichtet. Oder die Agentur nimmt den Betrieb auf, richtet ein und betreut, per Video und Telefon, deutschlandweit.

Wer dahintersteht

Eine, die beide Seiten dieser Tür kennt.

Claudia Fabian hat eine Ergotherapie-Praxis mit sieben Mitarbeitern geführt. Die Warteliste war lang, und der Papierkram ging bis in die Nacht, manchmal bis sie am Rechner einschlief. Aus dem, was ihr damals fehlte, wurde ein System. Und aus dem System eine KI-Agentur, die genau dieses Problem an der Wurzel anpackt.

Die Module, die nach Handwerk aussehen (Touren, Stundenzettel, Ausfall-Manager), stammen aus diesem Praxisalltag. Deshalb passt das System in Betriebe, die ihre Kunden vor Ort betreuen.

Heute steht sie selbst auf der anderen Seite: Die Agentur wird über Instagram und YouTube sichtbar, und die Anfragen kommen per DM und Chat herein. Die Werkzeuge dafür hat sie zuerst für sich gebaut. Deshalb passt das System auch bei Coaches, Beratern und allen, deren Kunden im Netz schreiben.

Wie es weitergeht, und was dabei schiefgeht, zeigt sie auf Instagram.