Anrufe werden angenommen, auch wenn Sie gerade nicht können.
Der Assistent nimmt ab, hört zu, bietet einen Termin an, und Sie sehen anschließend genau, worum es ging.
Das kennen Sie.
Sie sind mitten in der Behandlung, beim Kunden vor Ort oder haben schlicht keine Hand frei, und das Telefon klingelt zweimal, dreimal. Wer dreimal niemanden erreicht, ruft beim Nächsten an. Der Anruf, der nicht angenommen wurde, taucht in keiner Statistik auf, er ist einfach verloren.
Und abends wissen Sie nicht einmal, was Ihnen entgangen ist.
So läuft es mit dem System
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Annehmen
Der Assistent nimmt ab, wenn Sie nicht können, nach mehrmaligem Klingeln, außerhalb Ihrer Zeiten oder grundsätzlich. Das legen Sie fest.
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Zuhören und verstehen
Er führt ein echtes Gespräch: Worum geht es? Wie dringend ist es? Um welchen Vorgang, welchen Termin, welche Person geht es?
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Termin oder Rückruf
Je nach Anliegen bietet er einen freien Termin an, oder notiert einen Rückrufwunsch mit der besten Erreichbarkeit des Anrufers.
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Zusammenfassung für Sie
Vereinbart der Assistent einen Termin oder nimmt er einen Rückrufwunsch auf, bekommen Sie eine kurze Nachricht: wer angerufen hat, was gebraucht wird, was vereinbart wurde. Sie entscheiden in Ruhe, was als Nächstes passiert. Hat er nur eine Auskunft gegeben, stört er Sie damit nicht.
Die Zusammenfassung bleibt nicht in Ihrem Postfach liegen, sondern landet in der Akte des Kunden, beim nächsten Anruf steht sie dort, auch in einem halben Jahr. Wenn Sie möchten, wird das Gespräch mitgeschnitten und abgetippt; dann steht der Wortlaut daneben.
Wenn mehrere gleichzeitig anrufen
Ruft jemand an, während der Assistent gerade im Gespräch ist, landet der Anruf auf Ihrer Mailbox, mit einer Ansage, die zu Ihrem Betrieb passt. Verpasste Anrufe sammelt das System, damit keiner davon untergeht.
Kommt das bei Ihnen regelmäßig vor (morgens um acht in einer Praxis, nach einem Sturm beim Dachdecker), lässt sich der Assistent auf mehrere Leitungen erweitern. Dann führt er mehrere Gespräche zur selben Zeit, und niemand hört besetzt. Das wird zusätzlich gebucht; wir sagen Ihnen vorher, was es kostet.
🎧 Hören statt anschauen
Einen Telefonassistenten kann ein Screenshot nicht zeigen, er lebt vom Gespräch. Deshalb laden wir Sie ein: Rufen Sie unseren eigenen Telefonassistenten an und führen Sie ein Testgespräch. Stellen Sie Zwischenfragen, wechseln Sie das Thema, prüfen Sie ihn auf Herz und Nieren, das ist der beste Beweis. Sie erreichen ihn rund um die Uhr unter 02402 9793982.
Ehrlich gesagt
Woran sich der Assistent hält
- Er stellt sich als digitaler Assistent vor und gibt sich nicht als Mensch aus. Die meisten Anrufer akzeptieren das gut, entscheidend ist, dass sich jemand kümmert.
- Bei Unklarem oder Dringendem rät er nicht, er notiert einen Rückrufwunsch und informiert Sie sofort.
- Er ersetzt nicht das persönliche Gespräch. Er fängt die Anrufe auf, die sonst verloren gehen, das Gespräch führen am Ende Sie.
- Wird mitgeschnitten, sagt er es zu Beginn. Ein Telefonat ohne Wissen des Gegenübers aufzuzeichnen ist strafbar, auch im Geschäftsleben. Der Hinweis ist deshalb voreingestellt, und wer ihn abschaltet, wird darauf hingewiesen, dass er selbst fragen muss.
Passt sich Ihrem Betrieb an
Der Assistent kennt Ihren Betrieb: Leistungen, Einzugsgebiet, Zeiten, was ein Notfall ist und was bis morgen warten kann. Er klingt nach Ihrem Betrieb, nicht nach Warteschleife.
Und weil er am selben Gedächtnis hängt wie alles andere: Der vereinbarte Termin steht im Kalender, das Gespräch in der Kundenakte, noch bevor Sie zurückrufen.
Wie viele Anrufe gehen bei Ihnen ins Leere?
Im kostenlosen Erstgespräch rechnen wir das gemeinsam nach, eine halbe Stunde, kein Verkaufsgespräch.
Der Telefonassistent braucht einen eigenen Server und ist deshalb nur im betreuten Weg enthalten, er wird eingerichtet, nicht installiert. Im Paket zum Selbst-Einrichten ist er nicht dabei.