Alles zu einem Kunden an einem Ort. Auch das, was am Telefon gesagt wurde.
Jeder Kunde bekommt eine Akte, in der Gespräche, Rechnungen und Dokumente zusammenlaufen, automatisch, aus allen Kanälen. Und wenn Sie neue Kunden brauchen, recherchiert dasselbe System, wer dafür in Frage kommt.
Vielleicht kennen Sie das.
Heute sind die Auftragsbücher voll, aber das sagt nichts über das nächste Jahr. Für Akquise bleibt im Tagesgeschäft keine Zeit, und wenn doch: Wo fängt man an? Gleichzeitig liegen die Bestandskunden verstreut, die Adressen im alten Ordner, der letzte Schriftwechsel im Postfach, die Vorgeschichte im Kopf.
Wer angerufen hat, was damals vereinbart war, wann der letzte Auftrag lief, dieses Wissen liegt meist bei einer einzigen Person. Und genau das macht den Betrieb von ihr abhängig.
Und der Kontakt kommt inzwischen von überall: eine Frage per WhatsApp, ein Anruf auf dem Handy, eine Nachricht über Instagram, dazwischen die E-Mail. Fünf Wege für denselben Kunden, und keiner davon weiß vom anderen.
So läuft es mit dem System
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Alles läuft von selbst ein
Ein Anruf, eine WhatsApp, eine Nachricht über Instagram oder Facebook, eine E-Mail: Das System hält fest, worum es ging, und legt es beim richtigen Kunden ab. Nicht die ganze Nachricht, sondern das, was davon zählt. Sie sehen auf einen Blick, was zuletzt besprochen wurde, ohne irgendwo nachzulesen.
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Die Akte ist ein Ordner, den Sie selbst öffnen können
Zu jedem Kunden liegt auf Ihrem Rechner ein Ordner mit seinem Namen: Gespräche, Rechnungen, Angebote, Fotos, Pläne. Sie können ihn öffnen wie jeden anderen Ordner, ohne unser System, ohne Export, ohne uns. Das System zeigt ihn übersichtlich an.
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Vor dem Anruf wissen, worum es geht
Bevor Sie zum Hörer greifen, fasst das System zusammen, was mit diesem Kunden läuft: offene Angebote, das letzte Gespräch, was Sie ihm zugesagt haben. Nach dem Gespräch landet die Zusammenfassung wieder in derselben Akte.
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Dranbleiben, ohne daran zu denken
„Leg mir das am Fünfzehnten wieder vor", und am Fünfzehnten steht es da. Kunden, von denen lange nichts kam, meldet das System von selbst, mit einem fertigen Anschreiben, das Sie nur noch abschicken. An Geburtstage werden Sie rechtzeitig erinnert. Und wenn ein Kontakt schon in der Kartei steht, sagt es das, bevor er ein zweites Mal angelegt wird.
Wenn es mehr Kunden werden
Wird die Kartei größer, hilft Ordnung. Kunden bekommen eigene Merkmale („Wartungsvertrag", „Neubau", „zahlt bar") und lassen sich danach filtern. Jeder Kunde kann einer zuständigen Person zugeordnet werden. Und ein Suchfeld durchsucht alles auf einmal: Kunden, Rechnungen und Gespräche.
Was daraus für den Betrieb sichtbar wird
Weil alles an einem Ort liegt, lässt es sich auch zusammenzählen: Welcher Weg bringt Ihnen nicht nur Anfragen, sondern Umsatz? Wie viel steht gerade im Angebot? Hängt zu viel an einem einzigen großen Kunden? Und wenn Sie möchten, lassen Sie sich das grafisch anzeigen, als Diagramm über die letzten zwölf Monate, mit dem Vergleich zum Vormonat.
Das System rechnet es aus den Daten, die ohnehin entstehen. Sie müssen dafür nichts zusätzlich pflegen.
Und wenn neue Kunden fehlen
Nach Ihren Kriterien (Region, Branche, Größe) trägt das System Betriebe zusammen, die als Kunden in Frage kommen, samt öffentlich auffindbarer Kontaktdaten. Aus dem Vorsatz, irgendwann Akquise zu betreiben, wird eine konkrete Liste.
Zu jedem Interessenten liegt ein Anschreiben-Entwurf bereit, passend zum Betrieb, in Ihrem Ton. Angesprochen wird persönlich, abgeschickt von Ihnen.
Welche Anfrage zuerst
Kommen mehrere Anfragen gleichzeitig herein, entscheidet nicht die Reihenfolge im Posteingang, sondern Ihre eigenen Kriterien. Sie legen fest, was für Ihren Betrieb zählt: die Größe des Betriebs, ein genannter Zeitrahmen, ein konkretes Anliegen. Jedes Kriterium bekommt Punkte, und eines kann ein Ausschlussgrund sein.
Das System liest, was der Interessent geschrieben oder gesagt hat, gleich über welchen Weg es kam, und hält es gegen diese Kriterien. Was gut passt, steht oben. Was unklar ist, wird zur Rückfrage. Was einen Ausschlussgrund trifft, steht unten. Zu jeder Einstufung steht der Satz aus der Anfrage, auf den sie sich stützt. Welche Kanäle mitmachen, haken Sie an.
Für die Anfragen, die unten durchfallen, liegt eine freundliche Absage als Entwurf bereit, in Ihren Worten. Gesendet wird sie von Ihnen.
Ehrlich gesagt
Was das System bewusst nicht macht
- Keine Massen-Werbung. Massenhafte Werbe-E-Mails schaden Ihrem Ruf und sind rechtlich problematisch. Das System bereitet die Ansprache vor, angesprochen wird persönlich und gezielt.
- Die Recherche nutzt öffentlich zugängliche Informationen, keine gekauften Adresslisten aus zweifelhaften Quellen.
- Ihre Daten gehören Ihnen, auch technisch. Die Kundenakte liegt als Ordner bei Ihnen im Haus, auf Ihrem Rechner oder Ihrem Server, nicht in unserer Cloud. Sie können Ihre Kunden jederzeit als Tabelle exportieren und ebenso wieder einlesen, auch aus dem Programm, das Sie vorher hatten. Ein Wechsel weg von uns kostet Sie keine Daten, nur eine Sicherung. Und wenn ein Kunde nach seinen Daten fragt, gibt das System die Auskunft auf Knopfdruck aus.
Das Herzstück für alles danach
Die Kundenakte ist die Grundlage, an der die anderen Bausteine andocken. Angebote, Rechnungen und Zahlungen hängen direkt an ihr. Der Telefonassistent trägt Anrufer von selbst ein. Und was über WhatsApp oder den Chat hereinkommt, findet denselben Weg.
Die Recherche können Sie hinzunehmen, müssen Sie aber nicht: Die Akte lohnt sich auch dann, wenn Sie zunächst nur Ihre Bestandskunden an einem Ort zusammenführen möchten.
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