Ein Termin fällt aus. So sagen Sie ab.
Kostenlose Vorlage aus „Die 12 Briefe, die jeder Betrieb braucht“, mit dem Text zum Kopieren und der Begründung je Satz.
Wann Sie diesen Brief schicken
Wenn Sie einen vereinbarten Termin absagen müssen — Krankheit, Ausfall, Notfall.
Der Brief
Betreff: Ihr Termin am [Datum] muss leider verschoben werden
[Anrede]
leider müssen wir den für [Datum] um [Uhrzeit] Uhr vereinbarten Termin kurzfristig verschieben — die zuständige Kollegin bzw. der zuständige Kollege ist ausgefallen. Wir bitten Sie, das zu entschuldigen.
Wir melden uns bei Ihnen, um einen neuen Termin zu finden. Wenn es eilt, rufen Sie uns gern direkt an.
Mit freundlichen Grüßen
[Ihr Name]
Eckige Klammern sind Platzhalter. Anrede, Name und Zahlen setzen Sie ein, oder das System tut es.
Warum jeder Satz so steht
- Der Grund steht drin, ohne Ausrede. Ein Ausfall ohne Begründung wirkt gleichgültig; eine lange Rechtfertigung wirkt unsicher. Ein Halbsatz ist genau richtig.
- Der nächste Schritt steht sofort dabei. Wer absagt, ohne einen neuen Termin anzubieten, verliert den Auftrag häufiger als nötig.
- Ein Weg für den dringenden Fall. Der eine Kunde, bei dem es wirklich brennt, bekommt so einen Draht zu Ihnen — statt sich einen anderen Betrieb zu suchen.
- Sofort schreiben, nicht am Abend. Der Wert dieses Briefes hängt an der Uhrzeit, nicht am Wortlaut.
Häufige Fragen dazu
Muss ich den Grund nennen?
Nein. „Die zuständige Kollegin ist ausgefallen“ reicht: es sagt, dass es nicht am Kunden liegt und nicht an mangelndem Interesse. Krankheitsdetails gehören nicht in eine Kundenmail, auch nicht die eigenen.
Absage per Mail, SMS oder Anruf?
Am Morgen des Termins: anrufen, dann schreiben. Einen Tag vorher: schreiben reicht. Die Mail hat den Vorteil, dass Datum und Uhrzeit schwarz auf weiß stehen, und dass Sie bei sieben Absagen nicht siebenmal dieselbe Geschichte erzählen.
Wie sage ich sieben Kunden an einem Morgen ab?
Genau dafür ist dieser Text gebaut. Im System von Fabian Systems zeigt der Ausfall-Manager alle Termine der ausgefallenen Person, und die Absage geht mit einem Klick je Kunde raus: mit Datum, Uhrzeit und dem Namen aus der Kartei, versendet erst nach Ihrer Rückfrage.
Wo dieser Brief im System steckt
Im System von Fabian Systems ist das die Vorlage hinter Personal- und Tourenplanung mit Ausfall-Manager: Der Text steht in Ihrer Maske, Sie ändern ihn einmal, und danach setzt das System Anrede, Nummern und Daten selbst ein, als Entwurf, den Sie freigeben. Wer ohne das System arbeitet, kopiert den Brief oben und ersetzt die Klammern.
Alle zwölf Briefe als PDF, kostenlos
Von der Eingangsbestätigung bis zur Bitte um eine Bewertung, jeder mit dem Warum dazu. Sie tragen eine E-Mail-Adresse ein und bekommen das Heft sofort.
Ratgeber-Übersicht: alle Briefe und Vorlagen. Wer den Brief lieber nie wieder selbst schreibt: die zwei Wege zum System.