Die 12 Briefe,
die jeder Betrieb braucht
Von der Anfrage bis zur Bewertung: zwölf fertige E-Mail-Vorlagen zum Kopieren, und bei jedem einzelnen Satz steht, warum er so formuliert ist. Ohne Software, ohne Anmeldung bei irgendetwas, ohne uns.
Für alle, die tagsüber für ihre Kunden da sind und abends noch die Rechnungen schreiben.Ob Praxis, Handwerk oder Coaching, allein oder mit zwanzig Leuten.
Es gibt in jedem Betrieb ein paar Nachrichten, die immer wieder geschrieben werden: Die Anfrage bestätigen. Ein Angebot schicken. Nachfassen, wenn nichts zurückkommt. An eine offene Rechnung erinnern. Einen Termin absagen, weil jemand krank ist. Und jedes Mal fängt man von vorne an, abends, wenn man müde ist und der Ton dann leicht daneben liegt.
Genau diese zwölf Briefe stehen hier fertig. Sie ersetzen den Teil, den man eigentlich nicht jedes Mal neu erfinden müsste, und sie sind so geschrieben, dass Sie damit nichts kaputt machen: Der Kunde fühlt sich nicht gedrängt, die Mahnung klingt nicht nach Streit, und der Nachfasser bekommt öfter eine Antwort als ein selbstgeschriebener.
Was drin ist
Die Reihenfolge ist der Weg eines Kunden durch Ihren Betrieb.
- Die Anfrage ist angekommen
- Rückfragen, bevor Sie ein Angebot schreiben
- Das Angebot
- Freundlich nachfassen
- Das letzte Mal nachfassen
- Die Auftragsbestätigung
- Die Zahlungserinnerung
- Die 2. Mahnung
- Die letzte Mahnung
- Ein Termin fällt aus
- Erinnerung an die nächste Leistung
- Die Bitte um eine Bewertung
- Zugabe: die automatische Eingangsbestätigung
- Zugabe: die Terminbestätigung
Warum das mehr ist als eine Vorlagensammlung
Vorlagen findet man überall. Was fehlt, ist die Begründung. Bei jedem Brief steht hier, warum die Sätze so lauten, zum Beispiel, warum in der Zahlungserinnerung die Zahlen als Block untereinander stehen und nicht im Satz, oder warum der letzte Nachfasser ausdrücklich verspricht, dass danach nichts mehr kommt.
Damit können Sie die Briefe an Ihren Betrieb anpassen, ohne dass sie dabei kaputtgehen. Das ist der Unterschied zwischen einer Vorlage und einer Vorlage, die man verstanden hat.
Warum es umsonst ist
Weil es uns nichts kostet. Diese Briefe stehen so in unserem eigenen System. Wir haben sie geschrieben, weil wir sie selbst brauchen, und wochenlang an ihnen gefeilt. Sie weiterzugeben kostet uns keine zusätzliche Arbeit.
Und weil es ehrlich ist: Wenn Sie die Briefe nehmen, von Hand ausfüllen und verschicken, haben Sie schon den größten Teil des Nutzens. Wer danach merkt, dass ihn genau dieses Ausfüllen und Verschicken jede Woche Stunden kostet, weiß dann, wo er uns findet.
So sieht das aus
Drei der zwölf Briefe im Wortlaut, links der fertige Text, rechts die Begründung. Genau so steht es im PDF, für alle zwölf.
- 12 Briefe, dazu zwei Zugaben
- 17 Seiten zum Behalten
- 0 € und kein Abonnement
- keine Software nötig
Ich komme nicht aus der IT. Ich komme aus dem Betrieb.
Ich habe nachts um halb zwölf noch Rechnungen geschrieben. Nicht, weil ich schlecht organisiert war, sondern weil tagsüber keine Minute dafür blieb.
Ich habe eine eigene Ergotherapie-Praxis aufgebaut und geführt, zu Spitzenzeiten mit sieben Mitarbeitern. Ich weiß, wie sich ein Betrieb anfühlt, in dem man selbst noch mitarbeitet und trotzdem alles zusammenhalten muss, ohne Sekretariat, ohne Verwaltung, ohne jemanden, der einem die Büroarbeit abnimmt.
Dienstpläne, Touren und Stundenzettel gehörten dazu, und bei einem Ausfall habe ich alle Termine selbst abtelefoniert. Das Eigentliche passierte tagsüber, das Büro kam abends. Und weil das Büro nie fertig war, war der Tag nie zu Ende.
Herausgekommen bin ich nicht dadurch, dass ich schneller geworden bin. Sondern dadurch, dass ich aufgehört habe, dieselben Dinge jedes Mal neu zu machen. Erst waren es Textvorlagen, genau die, die Sie hier bekommen. Dann kam der Punkt, an dem ein Programm die Vorlage selbst ausfüllen konnte, mit den richtigen Zahlen und der richtigen Anrede.
Heute entwickle ich Software. Aber ich entwickle sie mit dem Blick von jemandem, der auf der anderen Seite gestanden hat. Deshalb fragen wir zuerst, wie Ihr Alltag aussieht, und sprechen erst danach über Technik.
Claudia Fabian, Gründerin
Das ganze System, zwei Wege
Die zwölf Briefe sind ein kleiner Ausschnitt. Dahinter steht ein System, das den Büro-Teil eines Betriebs übernimmt: Anfragen annehmen, Angebote und Rechnungen schreiben, Termine vergeben. Es bereitet Mahnungen vor und behält Wiedervorlagen im Blick. Jeder dieser Briefe entsteht dort auf Knopfdruck und geht erst hinaus, wenn ein Mensch ihn freigegeben hat.
Zum Selbst-Einrichten
Das komplette System kommt als Paket. Sie installieren und richten es selbst ein, mit einer ausführlichen, bebilderten Anleitung.
2.990 €einmalig netto zzgl. 19 % USt. Kein Abonnement, keine laufenden Kosten bei uns.
- Alle Bausteine, die auf Ihrem eigenen Rechner laufen: E-Mail, Kundenakte, Angebote und Rechnungen, Buchhaltung, Termine, Planung, Diktat, Briefe
- Die bebilderte Anleitung, Schritt für Schritt
- Updates für zwölf Monate
- Lizenz für Ihren Betrieb, drei Rechner
Ohne Anpassung an Ihren Betrieb: Das stellen Sie selbst ein, oder Sie buchen Hilfe dazu. Und ohne Telefonassistent, Chatbot und WhatsApp: Die brauchen einen eigenen Server und werden eingerichtet, nicht installiert.
Persönlich betreut
Wir sehen uns Ihren Betrieb an, richten das System auf Ihre Abläufe ein, schulen Ihr Team und bleiben erreichbar. Das ist der Weg, bei dem es wirklich zu Ihnen passt, weil jemand vorher fragt, wie Sie arbeiten.
Preis nach dem ErstgesprächEin verbindliches Festangebot, je nachdem, was Ihr Betrieb braucht.
- Kostenloses Erstgespräch, danach eine Aufnahme Ihres Betriebs per Video
- Einrichtung, Anpassung an Ihre Abläufe, Übernahme vorhandener Daten
- Schulung, auch abends, wenn tagsüber keine Zeit bleibt
- Alle Bausteine, auch Telefonassistent, Chatbot und WhatsApp
- Laufende Betreuung mit festen Servicestunden im Monat
Wir nehmen im Jahr nur eine begrenzte Zahl von Betrieben auf. Jede Einrichtung braucht unsere Zeit, und die wollen wir uns nehmen.
Wer das Paket kauft und sich später doch für die Betreuung entscheidet, bekommt die 2.990 € voll angerechnet.