Einmal reinsprechen, der Bericht schreibt sich selbst.
Aus zwei Sätzen im Auto wird ein sauberer Arbeitsbericht, ein Eintrag ins Bautagebuch oder ein Übergabeprotokoll. Der Bericht ist fertig, bevor Sie zu Hause sind.
Kommt Ihnen das bekannt vor?
Die Arbeit ist getan, der Kunde zufrieden, und dann kommt der Teil, den niemand mag: aufschreiben, was war. Meist abends, wenn die Erinnerung schon verblasst ist. Was tatsächlich verbaut wurde, wie lange es gedauert hat, was aufgefallen ist: alles noch im Kopf, nichts auf Papier.
Und wenn Wochen später jemand fragt, warum eine Position auf der Rechnung auftaucht, steht Aussage gegen Aussage. Nicht weil geschlampt wurde, sondern weil das Aufschreiben immer der Teil ist, der hinten runterfällt.
So läuft es mit dem System
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Sprechen
Im Auto, zwischen zwei Terminen oder auf dem Weg zum nächsten Kunden holen Sie das Telefon heraus und sprechen hinein. Sie sprechen ganz normal, wie Sie es einem Kollegen erzählen würden, ohne Stichworte und ohne Formulare.
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Zuhören und mitschreiben
Das System schreibt mit, auch längere Aufnahmen, etwa die Besprechung beim Kunden vor Ort. Fotos gehören dazu: Sie fotografieren die Stelle, das Bild hängt an der Notiz.
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Bericht daraus machen
Aus der Notiz entsteht auf Knopfdruck das, was Sie brauchen: Arbeitsbericht, Bautagebuch oder Behandlungsbericht. Die Vorlagen richten sich nach Ihrem Fach, nicht umgekehrt.
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Ablegen, wo es hingehört
Der fertige Bericht landet beim richtigen Auftrag und in der Kundenakte. Fragt in sechs Monaten jemand nach, steht es dort, mit Datum, Fotos und Ihrer Freigabe.
Und wenn es doch ein Brief sein muss
Kündigung, Widerspruch, Anschreiben ans Amt: Sie erzählen, worum es geht, auch gesprochen, und bekommen einen fertigen Brief nach DIN 5008. Ändern können Sie jedes Wort. Gedruckt wird ein PDF, dessen Anschrift im Fenster des Umschlags sitzt, mit Platz für Ihre Unterschrift und Ihre Pflichtangaben unten.
Haben Sie den Brief bekommen, auf den Sie antworten wollen, fotografieren Sie ihn ab, das System liest ihn und schreibt die Antwort darauf. Die Anschrift des Empfängers kann es nachschlagen, wenn Sie sie gerade nicht zur Hand haben.
Ehrlich gesagt
Was das System bewusst nicht macht
- Es erfindet nichts dazu. Im Bericht steht, was Sie gesagt haben, sortiert und in ganzen Sätzen, aber ohne erfundene Details. Was fehlt, bleibt eine Lücke, die Sie füllen.
- Nichts geht ohne Ihre Freigabe hinaus. Der Bericht ist ein Entwurf, bis Sie ihn gelesen haben. Die fachliche Verantwortung für das, was dokumentiert wird, bleibt bei Ihnen.
- Eine Aufnahme braucht die Zustimmung aller Anwesenden, das System weist bei jedem Mitschnitt darauf hin.
Die Aufnahme verlässt das Haus nicht
Das Zuhören und Mitschreiben läuft lokal auf Ihrem Rechner, die Aufnahme wird nicht an einen Sprachdienst im Internet geschickt. Für Betriebe, in denen über Kunden gesprochen wird, und für Praxen, in denen es um Patienten geht, ist das kein Detail, sondern die Voraussetzung.
Was daraus entsteht, hängt am selben Gedächtnis wie alles andere: Der Bericht liegt beim Auftrag, die Stunden stehen in der Zeiterfassung, und die Position landet auf der Rechnung, ohne dass jemand sie ein zweites Mal abtippt.
Wollen Sie den Papierkram nicht mehr abends machen?
Im kostenlosen Erstgespräch sehen wir uns an, was bei Ihnen dokumentiert werden muss, eine halbe Stunde, kein Verkaufsgespräch.
Lieber selbst einrichten? Dieser Baustein ist auch im Paket zum Selbst-Einrichten enthalten, 2.990,00 € einmalig, netto, ohne Anpassung an Ihren Betrieb.