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Leistung

Ein Postfach, das sich selbst ordnet.

Wichtiges steht oben, Werbung ist aussortiert, und die Antwort liegt als Entwurf bereit. Versendet wird nur durch Sie.

Kommt Ihnen das bekannt vor?

Abends sind es 40 neue E-Mails. Zwei davon sind wichtig, eine Kundenanfrage und die Rückfrage des Steuerberaters. Der Rest: Newsletter, Werbung, automatische Bestätigungen. Und irgendwo dazwischen wartet ein Kunde seit drei Tagen auf eine Antwort, die untergegangen ist.

Das Postfach ist zum Sammelbecken für alles geworden, und das Aussortieren kostet jeden Tag ein Stück Feierabend.

So läuft es mit dem System

  1. Lesen und einordnen

    Jede eingehende Mail wird eingeordnet: Braucht sie eine Antwort? Ist sie nur zur Info? Oder ist es Werbung? Das passiert im Hintergrund, ohne dass Sie etwas tun.

    Dabei ist es gleich, wie viele Postfächer Sie haben: ob Info-Adresse, Ihre persönliche oder die für Rechnungen, alle laufen an einem Ort zusammen, jede mit ihrer eigenen Signatur und ihren Pflichtangaben.

  2. Sortieren

    Sortiert wird in echte Postfach-Ordner, dieselben, die Sie auch auf dem Smartphone oder am Computer sehen. Werbung wandert in den Papierkorb: aus dem Blickfeld, aber jederzeit wiederherstellbar.

  3. Antwort liegt bereit

    Erwartet ein Mensch eine Rückmeldung, liegt schon ein Antwort-Entwurf im Postfach, in Ihrem Ton. Automatische Bestätigungen und Newsletter bekommen bewusst keinen.

    Sie können den Entwurf ändern, jemanden in Kopie setzen oder Ihre Antwort einfach diktieren, statt sie zu tippen. Und wenn Sie eine alte Nachricht suchen: Ein Suchfeld erfasst alle Ordner auf einmal, nicht nur den Posteingang.

  4. Es antwortet, auch wenn Sie nicht können

    Wer Ihnen schreibt, bekommt sofort eine Eingangsbestätigung, nicht irgendwann, sondern in dem Moment, in dem die Nachricht ankommt. Wer anfragt, findet darin gleich zwei freie Zeiten für ein Erstgespräch. Eine kurze Antwort mit der passenden Zeit genügt, dann steht der Termin im Kalender, samt Bestätigung an den Kunden. Und wenn Sie im Urlaub sind, antwortet das System für Sie, mit Ihrem Text und Ihrem Rückkehrdatum. Werbung, Newsletter und Rechnungen bekommen keine Antwort, das erkennt das System selbst.

  5. Sie behalten die Kontrolle

    Versendet wird nur durch Sie, ein Blick, ein Klick. Und was Sie unterwegs am Smartphone bereits beantwortet haben, erkennt das System und hakt es selbstständig ab.

Der Mail-Überblick im System: mehrere Postfächer nebeneinander, jede Nachricht eingeordnet, dazu die Tageszeile mit den vorbereiteten Entwürfen
Mehrere Postfächer, eine Ansicht. Info-Adresse, Büro und Rechnungen laufen an einem Ort zusammen, jede Nachricht bereits eingeordnet. Oben steht, was das System heute schon erledigt hat. Absender, Betreffzeilen und Adressen sind Beispieldaten.
Eine eingegangene Kundenmail mit dem vorbereiteten Antwort-Entwurf: Empfänger, Betreff und der fertige Text stehen bereits da, darunter der Senden-Knopf
So sieht ein vorbereiteter Entwurf aus. Die Kundin fragt nach, ob die Fahrtkosten im Angebot enthalten sind und ob der Beginn später liegen kann. Die Antwort darauf liegt fertig da, mit Empfänger und Betreff. Sie können jedes Wort ändern; hinaus geht sie erst, wenn Sie auf „Senden“ klicken. Die Mail und der Vorgang sind erfunden.

Ehrlich gesagt

Was das System bewusst nicht macht

  • Inhaltlich antwortet es nie ohne Sie. Jede Antwort, in der etwas zugesagt, beziffert oder entschieden wird, verlässt das Haus erst nach Ihrer Freigabe, das System bereitet vor, Sie entscheiden. Die einzigen Ausnahmen sind die Eingangsbestätigung und die Abwesenheitsnotiz: Beide sagen nichts zu Preis oder Umfang, beide schalten Sie selbst ein, und beide können Sie im Wortlaut ändern. Nennt der Kunde eine der beiden Zeiten aus der Eingangsbestätigung, bucht das System den Termin so, wie es der Chat auch tut.
  • Wichtige Absender (Stammkunden, Geschäftspartner, Steuerberater) stehen auf einer Schutzliste und landen niemals im Werbe-Ordner.
  • Gelöscht wird in den Papierkorb, nicht endgültig. Wurde etwas falsch einsortiert, ist es mit einem Klick wiederhergestellt.

Passt sich Ihrem Betrieb an

Das System lernt Ihre Ordnung: Verschieben Sie eine E-Mail einmal von Hand in einen anderen Ordner, landen künftige Nachrichten desselben Absenders automatisch dort. Ein Einstellungsmenü braucht es dafür nicht.

Und weil das Postfach am selben Gedächtnis hängt wie der Rest: Eine Rechnung im Anhang findet auf Wunsch von selbst den Weg in die Buchhaltung, ohne dass Sie sie ein weiteres Mal in die Hand nehmen müssen.

Abends wieder ein aufgeräumtes Postfach?

Im kostenlosen Erstgespräch sehen wir uns an, was bei Ihnen täglich eingeht und wo die Zeit verloren geht, eine halbe Stunde, kein Verkaufsgespräch.

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