Die Zahlungserinnerung: noch keine Mahnung, und der Ton sagt das.
Kostenlose Vorlage aus „Die 12 Briefe, die jeder Betrieb braucht“, mit dem Text zum Kopieren und der Begründung je Satz.
Wann Sie diesen Brief schicken
Wenige Tage nach dem Zahlungsziel. Noch keine Mahnung — und der Ton sagt das auch.
Der Brief
Betreff: Zahlungserinnerung zu [Rechnungsnummer]
[Anrede]
zu der folgenden Rechnung konnten wir bislang keinen Zahlungseingang feststellen:
Rechnung: [Nummer] Leistung: [kurze Beschreibung] Betrag: [Betrag] Euro Fällig am: [Datum]
Wir bitten Sie, den offenen Betrag innerhalb der nächsten sieben Tage auszugleichen. Sollten Sie die Zahlung zwischenzeitlich veranlasst haben, betrachten Sie dieses Schreiben bitte als gegenstandslos.
Für Rückfragen stehen wir Ihnen gern zur Verfügung.
Mit freundlichen Grüßen
[Ihr Name]
Eckige Klammern sind Platzhalter. Anrede, Name und Zahlen setzen Sie ein, oder das System tut es.
Warum jeder Satz so steht
- Die Zahlen stehen als Block, nicht im Satz. Vorher hieß es bei uns: „zu unserer Rechnung 2026-014 über 2.380,00 Euro für Einrichtung und Schulung, fällig am 22.08., konnten wir ...“ — rund dreißig Wörter bis zum Verb. Untereinander sieht man in zwei Sekunden, worum es geht.
- Der Satz, dass sich das Schreiben erledigt hat, falls schon gezahlt wurde, gehört unbedingt hinein. Überweisung und Erinnerung kreuzen sich ständig; ohne ihn bekommen Sie einen verärgerten Anruf von jemandem, der längst bezahlt hat.
- Die Rechnungsnummer gehört in den Betreff. Sonst findet der Kunde die Mail in seinem Postfach nicht wieder — und ruft an, statt zu zahlen.
- Richten Sie den Block mit Leerzeichen aus, nie mit Tabulator. Jedes Mailprogramm setzt Tabulatoren anders breit; dann steht der Block beim Empfänger schief.
Häufige Fragen dazu
Wann schicke ich die Zahlungserinnerung?
Wenige Tage nach dem Zahlungsziel, nicht am Tag danach (Überweisungen brauchen Zeit), nicht erst nach drei Wochen (dann ist die Rechnung beim Kunden längst abgeheftet). Fünf bis sieben Tage sind ein guter Abstand.
Reicht eine E-Mail, oder muss eine Mahnung per Post kommen?
Eine Mahnung ist formfrei: E-Mail reicht. Der Unterschied liegt nur darin, ob Sie den Zugang beweisen können, und da ist ein normaler Brief nicht besser als eine Mail. Erst für die letzte Stufe lohnt ein Einwurf-Einschreiben. Das ist keine Rechtsberatung; im Zweifel fragen Sie Ihren Anwalt oder Steuerberater.
Warum der Datenblock statt eines Satzes?
Weil „zu unserer Rechnung 2026-014 über 2.380,00 € für Einrichtung und Schulung, fällig am 22.08.“ ein Satz mit dreißig Wörtern vor dem Verb ist. Als Block liest die Buchhaltung des Kunden in zwei Sekunden, welche Rechnung gemeint ist, und zahlt schneller.
Wo dieser Brief im System steckt
Im System von Fabian Systems ist das die Vorlage hinter Angebot, Rechnung, Mahnung: Der Text steht in Ihrer Maske, Sie ändern ihn einmal, und danach setzt das System Anrede, Nummern und Daten selbst ein, als Entwurf, den Sie freigeben. Wer ohne das System arbeitet, kopiert den Brief oben und ersetzt die Klammern.
Alle zwölf Briefe als PDF, kostenlos
Von der Eingangsbestätigung bis zur Bitte um eine Bewertung, jeder mit dem Warum dazu. Sie tragen eine E-Mail-Adresse ein und bekommen das Heft sofort.
Ratgeber-Übersicht: alle Briefe und Vorlagen. Wer den Brief lieber nie wieder selbst schreibt: die zwei Wege zum System.