Die Auftragsbestätigung, auch nach einem Ja am Telefon.
Kostenlose Vorlage aus „Die 12 Briefe, die jeder Betrieb braucht“, mit dem Text zum Kopieren und der Begründung je Satz.
Wann Sie diesen Brief schicken
Sobald der Kunde zugesagt hat. Auch und gerade dann, wenn er nur am Telefon ja gesagt hat.
Der Brief
Betreff: Auftragsbestätigung: [Rechnungsnummer]
[Anrede]
vielen Dank für Ihren Auftrag und das entgegengebrachte Vertrauen.
Hiermit bestätigen wir Ihnen die Annahme unseres Angebots [Nummer] vom [Datum] über [Betrag]. Damit gelten die dort beschriebenen Leistungen und Konditionen als vereinbart.
Das weitere Vorgehen: Wir beginnen mit der Umsetzung und melden uns bei Ihnen, sobald wir Unterlagen, Zugänge oder Entscheidungen von Ihrer Seite benötigen. Bis dahin ist von Ihnen nichts zu veranlassen.
Sollten sich auf Ihrer Seite Änderungen ergeben, teilen Sie uns dies bitte kurz mit. Wir freuen uns auf die Zusammenarbeit.
Mit freundlichen Grüßen
[Ihr Name]
Eckige Klammern sind Platzhalter. Anrede, Name und Zahlen setzen Sie ein, oder das System tut es.
Warum jeder Satz so steht
- Sie halten fest, WAS vereinbart ist. Der Verweis auf Angebotsnummer und Datum macht aus einem Telefonat etwas Nachlesbares. Die meisten Streitigkeiten entstehen hier, nicht bei der Rechnung.
- Der Satz, dass nichts zu veranlassen ist, spart Ihnen Anrufe. Der Kunde weiß sonst nicht, ob er warten oder etwas tun soll — und ruft an, um genau das zu fragen.
- Der Hinweis auf Änderungen ist eine Einladung. Änderungen kommen ohnehin; besser früh und schriftlich als spät und mündlich.
Häufige Fragen dazu
Brauche ich eine Auftragsbestätigung, wenn der Kunde am Telefon ja gesagt hat?
Gerade dann. Ein Ja am Telefon ist ein Vertrag, aber in vier Wochen erinnert sich jeder an etwas anderes. Die Bestätigung hält fest, was gilt (Angebot, Betrag, Leistungen) und der Kunde kann widersprechen, wenn er etwas anders verstanden hat. Danach nicht mehr.
Was muss drinstehen?
Angebotsnummer, Datum, Betrag, ein Satz, dass die Leistungen und Konditionen des Angebots gelten, und was als Nächstes passiert. Der letzte Punkt wird meistens vergessen und erzeugt die meisten Rückfragen.
Ist das schon eine Rechnung?
Nein. Die Bestätigung sagt, was vereinbart ist; die Rechnung kommt nach der Leistung oder als Anzahlung. Beides in eine Mail zu packen verwirrt: der Kunde weiß dann nicht, ob er schon zahlen soll.
Wo dieser Brief im System steckt
Im System von Fabian Systems ist das die Vorlage hinter Angebot, Rechnung, Mahnung: Der Text steht in Ihrer Maske, Sie ändern ihn einmal, und danach setzt das System Anrede, Nummern und Daten selbst ein, als Entwurf, den Sie freigeben. Wer ohne das System arbeitet, kopiert den Brief oben und ersetzt die Klammern.
Alle zwölf Briefe als PDF, kostenlos
Von der Eingangsbestätigung bis zur Bitte um eine Bewertung, jeder mit dem Warum dazu. Sie tragen eine E-Mail-Adresse ein und bekommen das Heft sofort.
Ratgeber-Übersicht: alle Briefe und Vorlagen. Wer den Brief lieber nie wieder selbst schreibt: die zwei Wege zum System.