Sie stehen auf der Leiter, und das Telefon klingelt zum vierten Mal.
Ein System, das Anfragen annimmt, wenn Sie nicht können, Angebote vorbereitet und an die nächste Wartung erinnert, abends liegt es fertig da, Sie klicken.
Kommt Ihnen das bekannt vor?
Vier verpasste Anrufe auf der Baustelle. Eine Anfrage über die Webseite, die seit Donnerstag auf ein Angebot wartet. Drei Angebote von letztem Monat, bei denen sich niemand gemeldet hat, und Sie haben auch nicht nachgefasst. Zwei Rechnungen sind seit drei Wochen über dem Zahlungsziel. Und die Heizungswartung von Familie Berger wäre eigentlich im Oktober dran gewesen.
Handwerk lebt vom Tun. Das Büro passiert danach: um halb neun am Küchentisch, wenn die Anfrage vom Donnerstag längst beim Wettbewerber ist.
Was das System im Handwerksbetrieb übernimmt
Links der Alltag, rechts das System. Jede Zeile ist eine eigene Leistung; alle hängen an derselben Kundenakte.
| Im Alltag | Mit dem System |
|---|---|
| Das Telefon klingelt auf der Baustelle. | Der Telefonassistent nimmt ab, sagt, dass er eine KI ist, nimmt das Anliegen mit Rückrufnummer auf und vergibt Termine aus Ihrem Kalender, nur in Zeiten, die Sie freigegeben haben. |
| Anfragen per Webseite, WhatsApp und E-Mail, und alle warten. | Der Assistent auf Webseite und WhatsApp führt das erste Gespräch, jede Anfrage bekommt eine Eingangsbestätigung mit ehrlicher Frist, und im Postfach liegt sie oben statt unter der Werbung. |
| Aus der Anfrage ein Angebot machen: am Küchentisch. | Die Anfrage wird eingeordnet (was, wo, bis wann), das Angebot entsteht mit Ihrer Preisliste als Entwurf, mit Ihrem Briefpapier. Sie prüfen und senden. |
| Nachfassen vergessen, Auftrag weg. | Nach einer Woche liegt der Nachfasser als Entwurf da, nach drei Wochen die letzte Erinnerung. Sie sehen auf der Startseite, welche Angebote offen sind. |
| Rechnung schreiben, Zahlungsziel übersehen, ungern mahnen. | Rechnung aus dem Auftrag, E-Rechnung inklusive, offene Posten im Blick, Zahlungserinnerung und Mahnstufen als Entwurf, sobald das Ziel überschritten ist. |
| Wartungen, an die niemand erinnert, bei 200 Kunden. | Der Wartungs-Recall hängt am Kunden: Rhythmus, Vorlauf, Pause. Die Erinnerung entsteht von selbst, mit echten freien Terminen, und geht nach Ihrem Klick raus. |
| Monteure, Touren, Stundenzettel, Urlaub. | Mitarbeiterplaner mit Tourenplanung nach Fahrzeit, Stundenzettel aus dem Plan, Ausfall-Manager, wenn jemand krank ist. |
| Belege im Handschuhfach, Buchhaltung am Monatsende. | Belege fotografieren, Rechnungen aus dem Postfach fischen, alles gebucht, und der Steuerberater bekommt einen sauberen Export. |
| Der Arbeitsbericht wird abends getippt. | Diktieren im Auto, der Bericht steht in der Akte, mit Ihren Begriffen im Wörterbuch. |
Ein Donnerstag mit dem System
6:50 Uhr. Auf der Startseite: heute drei Baustellen, eine neue Anfrage von gestern Abend (Badsanierung, Terminwunsch Oktober, der Assistent hat schon nach Größe und Zeitraum gefragt), zwei Angebote, die eine Woche alt sind: die Nachfasser liegen als Entwurf da. Zwei Klicks im Auto, bevor es losgeht.
11:30 Uhr. Auf der Leiter. Der Telefonassistent hat drei Anrufe angenommen: eine Terminanfrage für eine Besichtigung (gebucht, Freitag 16 Uhr, wartet auf Ihre Freigabe), eine Frage nach dem Rechnungsbetrag (Notiz, Rückruf gewünscht), einen Lieferanten (Notiz). Nichts davon ist verloren.
16:45 Uhr. Die Rechnung für die Baustelle von heute entsteht aus dem Auftrag. Sie lesen einmal drüber, klicken: raus, mit Briefpapier und E-Rechnung. Der Wartungs-Recall meldet: Bei Familie Berger ist im Oktober die Heizung dran, der Entwurf mit drei Terminvorschlägen liegt bereit.
19:00 Uhr. Kein Küchentisch. Was morgen dran ist, steht morgen früh auf der Startseite.
Ehrlich gesagt
Was das System in Ihrem Betrieb bewusst nicht tut
- Es kalkuliert nicht. Ihre Preisliste und Ihre Erfahrung sind die Grundlage; das System schreibt aus der Anfrage und der Preisliste einen Angebots-Entwurf, den Sie prüfen und ändern. Ein Aufmaß nimmt es Ihnen nicht ab.
- Es schickt nichts von selbst. Angebote, Nachfasser, Rechnungen, Mahnungen, Wartungserinnerungen: alles Entwürfe, bis Sie klicken. Ausnahmen sind die Eingangsbestätigung und die Terminbestätigung, die Sie selbst einschalten.
- Es ersetzt keine Branchensoftware für Aufmaß, GAEB oder Lohnabrechnung. Wo Sie so etwas haben, bleibt es. Das System übernimmt das Drumherum, das sonst am Küchentisch liegen bleibt.
- Der Telefonassistent braucht einen eigenen Server und ist nur im betreuten Weg enthalten. Im Paket zum Selbst-Einrichten ist er nicht dabei.
Häufige Fragen
Ich habe keine Bürokraft. Ist das System dafür gedacht?
Ja, genau dafür, und auch für den Betrieb mit einer halben Bürostelle, die aus allen Nähten platzt. Das System nimmt an, was anfällt, wenn niemand im Büro ist, und bereitet vor, was abends liegen bleibt. Was es nicht ersetzt, ist Ihr Blick auf Angebot und Rechnung.
Vergibt der Telefonassistent auch Termine vor Ort?
Nur, wenn Sie das für die Terminart erlauben. Üblich ist: Besichtigung oder Erstgespräch bucht er selbst in freigegebene Zeiten; alles, was Fahrzeit und Aufwand braucht, wartet auf Ihre Freigabe. Sie entscheiden das je Terminart in der Maske.
Was kostet das im Monat?
Für die Betreuung nennen wir keine Pauschale, weil sie für Ihren Betrieb ohnehin nicht stimmen würde: im Erstgespräch bekommen Sie ein Festangebot. Das Paket zum Selbst-Einrichten kostet 2.990 € einmalig, netto, kein Abonnement; der Telefonassistent ist darin nicht enthalten.
Meine Kunden sind älter und schreiben keine E-Mails.
Dann ist das Telefon Ihr wichtigster Kanal, und genau der geht heute verloren, wenn Sie auf der Baustelle sind. Der Assistent spricht, liest Namen und Nummern zurück und gibt weiter. Und wo keine E-Mail-Adresse da ist, zeigt der Wartungs-Recall den Kunden mit Telefonnummer: Sie rufen an, oder Sie lassen den Brief mit Ihrem Briefpapier vom Briefe-Modul setzen.
Weiterlesen
- Angebot nachfassen: der TextDrei Sätze, die eine Antwort bekommen.
- Wartungserinnerung: die VorlageDer günstigste Umsatz, den es gibt.
- Was kostet ein KI-Telefonassistent?Miete, Kauf und die versteckten Posten.
Wie viele Anfragen warten bei Ihnen gerade auf ein Angebot?
Im kostenlosen Erstgespräch sehen wir uns Ihren Weg von der Anfrage bis zur Rechnung an und rechnen nach, wo die Aufträge verloren gehen. Eine halbe Stunde per Video, kein Verkaufsgespräch.
Lieber selbst einrichten? Das System gibt es auch als Paket zum Selbst-Einrichten, 2.990,00 € netto, ohne Telefonassistent, der braucht einen Server.