Was kostet ein KI-Telefonassistent, und was steht nicht im Prospekt?
Miete oder eigener Assistent: die Posten, mit denen Sie in beiden Fällen rechnen müssen, in Größenordnungen statt Anbieterpreisen. Und die eine Frage, die kein Prospekt beantwortet.
Zwei Wege, ein Assistent
Wer nach einem KI-Telefonassistenten sucht, findet zwei Sorten Angebote. Die eine vermietet einen fertigen Assistenten: Sie buchen ein Paket, der Anbieter betreibt alles auf seinen Servern, und Sie zahlen monatlich: für den Assistenten und für jedes Modul, das dazukommt. Die andere Sorte richtet Ihnen einen eigenen ein: auf einem Server, der auf Ihren Namen läuft, mit Zugängen, die Ihnen gehören.
Beides ist legitim. Der Unterschied liegt nicht in der Technik (beide hören zu, sprechen und vergeben Termine), sondern darin, wem die Sache am Ende gehört und wo die Gespräche Ihrer Kunden verarbeitet werden.
Womit Sie rechnen müssen
Die Zahlen, die Sie in beiden Fällen einplanen sollten. Wir nennen bewusst Größenordnungen, keine Anbieterpreise. Die ändern sich, und eine Seite, die im Frühjahr stimmt, lügt im Herbst.
| Im Alltag | Mit dem System |
|---|---|
| Monatliche Miete beim Anbieter | Bei den verbreiteten Anbietern zwischen rund 100 und 500 Euro im Monat, je nach Paket. E-Mail-Modul, WhatsApp, Webseite kosten oft je einzeln extra. Rechnen Sie das aufs Jahr: Ein mittleres Paket mit zwei Modulen liegt schnell bei 3.000 bis 4.000 Euro jährlich, dauerhaft. |
| Einmalige Einrichtung beim eigenen Assistenten | Ein Festbetrag, den Sie vorher kennen. Er hängt davon ab, was eingerichtet wird (nur Telefon, oder Telefon samt Terminvergabe, Kundenakte, Rechnungen). Bei uns steht er im Angebot nach dem Erstgespräch. Auf dieser Seite nennen wir ihn nicht, weil er ohne Ihren Betrieb nicht stimmen würde. |
| Die Rufnummer | Eine Telefonnummer bei einem VoIP-Anbieter, meist mit einem Geschäftstarif: grob 10 bis 15 Euro je Nutzer und Monat. Fällt in beiden Modellen an, manchmal ist sie in der Miete enthalten. |
| Der Server (nur beim eigenen Assistenten) | Ein kleiner Server, der rund um die Uhr läuft, grob 10 bis 15 Euro im Monat. Er gehört Ihnen; darauf laufen Assistent und Dashboard. |
| Sprachdienste je Gespräch | Spracherkennung, Stimme und Sprachmodell rechnen je Gesprächsminute ab: Cent-Beträge, die sich bei 200 Anrufen im Monat auf eine überschaubare zweistellige Summe addieren. Beim Mietmodell steckt das in der Miete; beim eigenen Assistenten zahlen Sie es direkt, sehen es aber auch. |
| Was niemand aufschreibt: die Gespräche | Jedes Kundengespräch wird für die Erkennung verarbeitet. Beim Mietmodell auf den Servern des Anbieters, oft ohne dass Sie sagen können, wo genau. Beim eigenen Assistenten wissen Sie, welche Dienste beteiligt sind: bei uns stehen sie in der Datenschutzerklärung, und Sie schließen die Verträge selbst. |
Wann sich welcher Weg rechnet
Miete ist richtig, wenn Sie schnell etwas ausprobieren wollen, ohne sich festzulegen, und wenn es Ihnen egal ist, dass die Anfragen Ihrer Kunden beim Anbieter liegen. Sie zahlen für die Bequemlichkeit, und Sie zahlen sie jeden Monat.
Ein eigener Assistent rechnet sich, sobald Sie ihn länger als ein, zwei Jahre nutzen wollen, und sobald er nicht allein stehen soll. Bei uns gehört er zum System: Was er am Telefon aufnimmt, steht in derselben Kundenakte wie die E-Mail, der WhatsApp-Verlauf und die Rechnung. Ein gemieteter Assistent hat dieses Gedächtnis nicht; er kennt nur das Telefon.
Ehrlich gesagt
Was Sie über unseren Weg wissen sollten
- Er ist nicht sofort da. Ein gemieteter Assistent läuft am Tag der Buchung. Der eigene braucht eine Einrichtung: Server, Rufnummer, Ihre Terminarten, Ihre Texte. Rechnen Sie mit einigen Tagen bis zum ersten Anruf.
- Er ist nicht im Paket zum Selbst-Einrichten enthalten. Der Server ist der Grund. Wer das System selbst aufsetzt, bekommt alles außer Telefon, Chatbot und WhatsApp-Assistent: die drei brauchen einen Rechner, der nachts an ist.
- Er sagt am Telefon, dass er eine KI ist. Immer, im ersten Satz. Das ist Pflicht, und es ist der Grund, warum die Gespräche kurz und klar sind.
- Zwei Gespräche gleichzeitig kosten zwei Leitungen. Ein Anschluss führt ein Gespräch; wer parallel angerufen werden will, braucht mehr Kanäle beim Telefonanbieter. Das ist eine Tariffrage, keine Baufrage. Aber man sollte sie vorher stellen.
Häufige Fragen
Kann ich den Assistenten erst einmal anrufen?
Ja. Unser eigener nimmt Anrufe unter der Nummer auf der Startseite an: rufen Sie ihn an, stellen Sie ihm Fragen, versuchen Sie, einen Termin zu bekommen. Das ist der ehrlichste Test, den es gibt: Sie hören, was Ihre Kunden hören würden.
Was passiert, wenn der Assistent etwas nicht weiß?
Er erfindet nichts. Er sagt, dass er das nicht beantworten kann, nimmt das Anliegen mit Rückrufnummer auf und gibt es weiter. Was er beantworten darf, legen Sie fest: Öffnungszeiten, Wege und Leistungen. Preise nur, wenn Sie es wollen.
Brauche ich einen neuen Telefonanschluss?
Eine eigene Rufnummer für den Assistenten, ja: bei einem VoIP-Anbieter, auf Ihren Namen. Ihre bestehende Nummer bleibt; Sie leiten sie weiter, wenn niemand abnimmt, oder Sie geben die neue Nummer nach außen. Beides geht.
Kann der Assistent auch Termine absagen oder verschieben?
Ja, über einen Termin-Code, den der Kunde bei der Buchung bekommt. Verschieben und Absagen laufen über denselben Kalender wie die Buchung: ein Kunde, der Montag absagt, macht den Platz frei, den der nächste Anrufer bekommt.
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- Für HandwerksbetriebeDas Telefon, während Sie auf der Leiter stehen.
- Für Physiotherapie-PraxenDas Telefon, während Sie beide Hände am Patienten haben.
Rufen Sie ihn an, bevor Sie ihn kaufen.
Die Nummer steht auf der Startseite. Und wenn Sie danach wissen wollen, was er für Ihren Betrieb kosten würde: Im kostenlosen Erstgespräch bekommen Sie eine Zahl, die stimmt.