Die Tour steht, dann ruft die erste Mitarbeiterin krank an.
Ein System, das Touren mit echten Fahrzeiten plant, bei Ausfall die Betroffenen benachrichtigt, Stundenzettel aus dem Dienstplan ableitet und Angehörigen am Telefon antwortet, wenn im Büro niemand ist.
Kommt Ihnen das bekannt vor?
Sechs Uhr morgens, die Touren für den Tag sind verteilt. Um 6:20 die erste Krankmeldung. Jetzt müssen acht Klienten anders verteilt werden, zwei davon haben feste Zeiten, weil das Insulin nicht wartet, und die Angehörigen von dreien wollen wissen, wer heute kommt. Gleichzeitig klingelt das Bürotelefon, und die Pflegedienstleitung sitzt im Auto.
Ein Pflegedienst ist Logistik mit Menschen. Jede Umplanung kostet eine Stunde, die niemand hat, und jeder verpasste Anruf einer Tochter kostet Vertrauen.
Was das System in einem Pflegedienst übernimmt
Links der Alltag, rechts das System. Jede Zeile ist eine eigene Leistung; alle teilen sich dieselbe Kundenakte.
| Im Alltag | Mit dem System |
|---|---|
| Die Tagestour von Hand sortieren, Fahrzeiten schätzen. | Die Tourenplanung rechnet mit echten Fahrzeiten je Standort, hält feste Zeiten fest (Insulin, Medikamentengabe) und warnt, wenn eine Zusage nicht zu schaffen ist. |
| Krankmeldung um 6:20: Acht Klienten müssen neu verteilt werden. | Der Ausfall-Manager zeigt die Einsätze der Person, Sie verteilen um oder sagen ab. Die Nachricht an Klient oder Angehörige geht mit einem Klick raus, nach Ihrer Rückfrage. |
| Stundenzettel, die nie zum Dienstplan passen. | Stundenzettel entstehen aus dem Plan und den Einsätzen; Urlaub und Feiertage des Bundeslandes werden richtig gezählt. |
| Angehörige rufen an, wenn im Büro niemand ist. | Der Telefonassistent nimmt ab, sagt, dass er eine KI ist, beantwortet, was er beantworten darf, und notiert den Rest mit Rückrufnummer: nichts geht verloren, niemand hört das Besetztzeichen. |
| Anfragen neuer Klienten per E-Mail und Webseite. | Das Postfach sortiert sich selbst, der Webseiten-Assistent nimmt das Anliegen auf, und jede Anfrage bekommt sofort eine Eingangsbestätigung mit ehrlicher Frist. |
| Mehrere Standorte, mehrere Teams, ein Chaos. | Standorte mit eigener Startadresse und eigenem Team: die Tour beginnt dort, wo morgens die Autos stehen, nicht am Firmensitz. |
| Übergabenotizen auf Zetteln im Auto. | Diktieren nach dem Einsatz, die Notiz steht in der Akte des Klienten: für die Kollegin auf der nächsten Tour. |
| Rechnungen an Selbstzahler und Zusatzleistungen bleiben liegen. | Rechnung, Erinnerung, Mahnung als Entwurf mit Ihrem Briefpapier; wiederkehrende Leistungen als Abo-Rechnung, die sich selbst erinnert. |
Ein Montagmorgen mit dem System
5:50 Uhr. Die Touren stehen: geplant am Freitag, mit Fahrzeiten, die stimmen. Auf der Startseite steht, welche Einsätze feste Zeiten haben und wer heute Urlaub hat.
6:20 Uhr. Eine Pflegekraft meldet sich krank. Im Ausfall-Manager stehen ihre acht Einsätze. Drei übernimmt die Kollegin auf der Nachbartour, der Planer zeigt, dass sie das zeitlich schafft. Für zwei Klienten wird der Termin verschoben; die Nachricht an die Angehörigen geht raus, mit neuer Uhrzeit. Um 6:35 ist der Tag wieder geordnet.
9:10 Uhr. Im Büro ist niemand, das Telefon klingelt viermal. Zwei Angehörige wollten wissen, wann heute jemand kommt, der Assistent kennt die Tourzeiten nicht und hat beide als Rückruf notiert, statt etwas zu raten. Dazu ein Lieferant und eine neue Anfrage, samt Rückrufnummer und Anliegen. Alles steht in der Liste, wenn die Leitung um zehn zurück ist.
17:30 Uhr. Die Stundenzettel der Woche stimmen, weil sie aus dem Plan kommen. Die Rechnungen an die Selbstzahler sind raus.
Ehrlich gesagt
Was das System in Ihrem Pflegedienst bewusst nicht tut
- Es ist keine Pflegedokumentation und keine Abrechnungssoftware. Die Leistungsnachweise, die Pflegedokumentation nach den Vorgaben der Kassen und die Abrechnung nach SGB V und XI bleiben in Ihrer Pflegesoftware. Das System übernimmt die Planung, das Telefon und das, was daneben liegen bleibt.
- Der Telefonassistent gibt keine Auskunft zu Pflege oder Medikation. Er beantwortet, was Sie ihm erlaubt haben (etwa Zeiten und Wege), und gibt alles andere als Notiz weiter. Bei einem geschilderten Notfall verweist er sofort auf die 112.
- Nichts geht ohne Sie raus. Absagen, Angebote, Rechnungen und Mahnungen entstehen als Entwurf; versendet wird nach Ihrem Klick. Ausnahmen sind Eingangs- und Terminbestätigung, die Sie selbst einschalten.
- Der Telefonassistent braucht einen eigenen Server und ist deshalb nur im betreuten Weg enthalten.
Häufige Fragen
Wir haben schon eine Pflegesoftware. Passt das zusammen?
Ja, weil das System nicht dasselbe tut. Ihre Pflegesoftware kennt Leistungsnachweise und Kassenabrechnung. Das System von Fabian Systems kümmert sich um Touren, Ausfälle und das Telefon, dazu um die Rechnungen, die nicht über die Kasse laufen. Klientenstammdaten lassen sich als CSV übernehmen, damit niemand doppelt tippt.
Wie genau sind die Fahrzeiten?
Sie kommen aus echten Straßendaten, nicht aus Luftlinie. Der Planer rechnet Hof → Klient 1 → Klient 2 und sagt, ob die Zusagen zu schaffen sind. Was er nicht kennt, ist der Stau von heute Morgen. Dafür bleibt Luft im Plan, die Sie einstellen.
Was passiert mit Klienten ohne E-Mail?
Die stehen bei jeder Absage mit Telefonnummer in der Liste, damit niemand vergessen wird. Wer eine Mobilnummer hat, kann eine Terminbestätigung per SMS bekommen. Und wer nur telefonisch erreichbar ist, wird nicht stillschweigend übergangen: das System sagt es Ihnen.
Ist das nicht viel zu groß für einen Dienst mit sechs Leuten?
Es ist für genau diese Größe gebaut: Betriebe, in denen die Leitung selbst mitfährt und das Büro nicht durchgehend besetzt ist. Im Erstgespräch sehen wir, welche Teile Sie wirklich brauchen: das System lässt sich einrichten, ohne dass alles auf einmal kommt.
Weiterlesen
- Termin absagen bei Ausfall: der TextDie Vorlage, die an alle Betroffenen rausgeht.
- Erinnerung an wiederkehrende LeistungenFür alles, was sich wiederholt.
- Für HandwerksbetriebeWenn der Chef auf der Leiter steht und das Telefon klingelt.
Wie lange dauert bei Ihnen eine Umplanung um 6:20?
Im kostenlosen Erstgespräch gehen wir Ihren Morgen durch (Touren, Ausfälle, Telefon) und rechnen nach, was das System davon übernimmt. Eine halbe Stunde per Video.
Lieber selbst einrichten? Das System gibt es auch als Paket zum Selbst-Einrichten, 2.990,00 € netto, ohne Telefonassistent, der braucht einen Server.