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Für Online-Selbständige

Alles zu einem Menschen an einem Ort. Auch das aus den DMs.

Jeder Kunde bekommt eine Akte. Darin laufen Gespräche, Angebote und Rechnungen zusammen, automatisch, aus allen Kanälen. Die Akte ist ein Ordner auf deinem Rechner, den du auch ohne uns öffnen kannst.

Vielleicht kennst du das.

Was hat Lisa beim ersten Kontakt gefragt? Stand das in der DM oder in der Mail? Hat sie das PDF schon? Und hast du ihr den Rabatt zugesagt oder nur überlegt? Das Wissen liegt bei dir im Kopf, und nirgends sonst.

Solange es zehn Kunden sind, geht das. Bei fünfzig fängst du an, dieselbe Frage zweimal zu stellen. Das merkt der Kunde.

So läuft es mit dem System

  1. Alles läuft von selbst ein

    Eine DM, eine Mail, ein Telefonat: Das System hält fest, worum es ging, und legt es beim richtigen Menschen ab. Nicht die ganze Nachricht, sondern das, was zählt. Du siehst auf einen Blick, was zuletzt war, ohne irgendwo nachzulesen.

  2. Vor dem Gespräch wissen, worum es geht

    Bevor das Erstgespräch beginnt, fasst das System zusammen: woher die Person kam, was sie gefragt hat, welches Video sie hergebracht hat, was offen ist. Danach landet die Zusammenfassung des Gesprächs wieder in derselben Akte.

  3. Die Akte ist ein Ordner

    Zu jedem Kunden liegt auf deinem Rechner ein Ordner mit seinem Namen: Gespräche, Rechnungen, Angebote, Dokumente. Du kannst ihn öffnen wie jeden anderen, ohne das System, ohne Export, ohne uns.

  4. Dranbleiben, ohne daran zu denken

    „Leg mir das am Fünfzehnten wieder vor“, und am Fünfzehnten steht es da. Kunden, von denen lange nichts kam, meldet das System von selbst, mit einem fertigen Anschreiben. Wer schon in der Kartei steht, wird erkannt, bevor er ein zweites Mal angelegt wird.

Der Kopf einer Kundenakte: Kontakt, Merkmale, Herkunft Instagram, das Briefing vor dem Gespräch, Wiedervorlage, Angebot und Rechnung, daneben die Ordner-Akte mit Gesprächen, Rechnungen, Angeboten und Unterlagen
Eine Kundenakte. Oben stehen Kontakt, Merkmale und woher die Kundin kam (Instagram). Links liegt das Briefing (der Weg vom Reel über das PDF zum Programm, in fünf Sätzen), dazu die Wiedervorlage vor der ersten Sitzung, Angebot und Rechnung. Rechts liegt die Ordner-Akte mit den Dateien. Namen und Beträge sind erfunden.
Derselbe Kundenordner im Windows-Explorer geöffnet: die Ordner Angebote, Belege, Doku, Gespräche, Projekte, Rechnungen und Recordings
Und hier derselbe Ordner, im Windows-Explorer. Kein Export, kein Programm dazwischen: Die Akte ist ein normaler Ordner auf deinem Rechner. Du kannst ihn kopieren, sichern oder deinem Steuerberater geben. (Beispieldaten)

Welche Anfrage zuerst

Kommen mehrere Anfragen gleichzeitig herein, entscheidet nicht die Reihenfolge in den DMs, sondern deine eigenen Kriterien. Du legst fest, was für dich zählt: ein konkretes Ziel, Zeit für das Programm, ein genannter Start. Jedes Kriterium bekommt Punkte, und eines kann ein Ausschlussgrund sein.

Das System liest, was die Person geschrieben hat, egal ob über Instagram, den Chat oder WhatsApp, und hält es gegen diese Kriterien. Was gut passt, steht oben. Was unklar ist, wird zur Rückfrage. Was einen Ausschlussgrund trifft, steht unten. Zu jeder Einstufung steht der Satz aus der Nachricht, auf den sie sich stützt. Welche Kanäle mitmachen, hakst du an.

Für die Anfragen, die unten durchfallen, liegt eine freundliche Absage als Entwurf bereit, in deinen Worten. Gesendet wird sie von dir.

Die Anfragen nach Passung sortiert: oben jemand mit klarem Ziel und Startzeitpunkt, zu jedem Kriterium der Beleg aus der Nachricht, unten eine Anfrage, die nur die kostenlose Checkliste will
Die Anfragen nach Passung sortiert. Oben jemand mit klarem Ziel und Startzeitpunkt, zu jedem Kriterium der Satz aus der Nachricht. Unten die Anfrage, die nur die kostenlose Checkliste will. Namen und Angaben sind erfunden.
Die Einstellungen der Vorqualifizierung: fünf Kriterien mit Frage, Punkten und Ausschluss-Haken, darüber die angehakten Kanäle Instagram, Chat, WhatsApp und Messenger
Die Kriterien legst du selbst fest. Je Kriterium eine Frage, Punkte und auf Wunsch ein Ausschluss. Darüber die Kanäle, die mitmachen; darunter die Texte für Rückfrage und Absage.

Ehrlich gesagt

Was das System bewusst nicht macht

  • Deine Daten gehören dir, auch technisch. Die Akte liegt bei dir, nicht in unserer Cloud. Du kannst deine Kunden jederzeit als Tabelle exportieren und wieder einlesen, auch aus dem Werkzeug, das du vorher hattest. Ein Wechsel weg von uns kostet dich keine Daten.
  • Fragt ein Kunde nach seinen Daten, gibt das System die Auskunft auf Knopfdruck aus. Auf Wunsch löscht es so, wie das Gesetz es verlangt, ohne die Rechnungen zu verlieren, die du aufbewahren musst.
  • Es legt niemanden von selbst an. Wer aus einem Kanal kommt und nicht erkannt wird, wartet, bis du klickst.

Das Herzstück für alles danach

An der Akte hängen die anderen Bausteine: Angebote und Rechnungen, die Kanäle, der Assistent, die Termine, und die Zahlen, die daraus entstehen.

Soll das Wissen über deine Kunden nicht mehr nur im Kopf liegen?

Im kostenlosen Erstgespräch sehen wir uns an, wo deine Kundendaten heute liegen, eine halbe Stunde, kein Verkaufsgespräch.

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