Die Rechnung für Coaching, Beratung oder Kurs.
Die Rechnung ist der Moment, in dem aus Arbeit Geld wird, und der, den die meisten aufschieben. Was draufstehen muss, was seit 2025 anders ist, und wie sie in fünf Minuten fertig ist.
Die Pflichtangaben: alle, jedes Mal
Eine Rechnung ohne eine davon ist keine Rechnung, sondern ein Zettel, und der Firmenkunde darf die Vorsteuer nicht ziehen, was er dir übel nimmt:
- Dein vollständiger Name und Anschrift, Name und Anschrift des Kunden.
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID. Ohne sie geht nichts.
- Rechnungsdatum und eine fortlaufende Rechnungsnummer, die es nur einmal gibt.
- Was geliefert wurde: „Coaching, 3 Sitzungen à 60 Minuten“, nicht „Leistung“.
- Der Leistungszeitraum. Bei Coaching der Monat, bei einem Kurs der Zugangszeitraum. Wird am häufigsten vergessen.
- Netto, Steuersatz, Steuerbetrag, Brutto (oder der Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung, wenn sie gilt).
- Zahlungsziel und Bankverbindung. „Zahlbar bis 14 Tage nach Rechnungsdatum“ ist ein Datum; „zeitnah“ ist keins.
Umsatzsteuer: die eine Entscheidung, die vorher fällt
Kleinunternehmer (bis zur gesetzlichen Umsatzgrenze) weisen keine Umsatzsteuer aus und schreiben den Hinweis auf § 19 UStG auf die Rechnung. Alle anderen weisen 19 % aus, auch auf Coaching und Kurse. Wer den Haken falsch setzt, zahlt in beide Richtungen: ausgewiesene Steuer schuldet man, auch wenn man sie nicht hätte ausweisen müssen. Das ist keine Steuerberatung: Die Entscheidung trifft dein Steuerberater mit dir, einmal, und dann steht sie in der Software.
E-Rechnung: was sich seit 2025 geändert hat
Seit 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können, und in den nächsten Jahren wird das Ausstellen zwischen Unternehmen zur Pflicht. Eine E-Rechnung ist ein normales PDF, in dem unsichtbar eine Datendatei steckt: Der Kunde sieht die Rechnung wie immer, seine Buchhaltung liest die Zahlen heraus, ohne dass jemand abtippt. Das Format heißt ZUGFeRD (gesprochen wie Zugpferd); Behörden verlangen die reine Datendatei, die XRechnung. Für Privatkunden ändert sich nichts. Wer an Firmen verkauft (Workshops, Team-Coaching, Kurse für Mitarbeiter), sollte das jetzt können, nicht dann, wenn der erste Kunde danach fragt. Im System entsteht die Rechnung von selbst als ZUGFeRD-PDF, die XML liegt daneben.
Nach der Rechnung
Zahlungsziel notieren, und wenige Tage danach nachsehen. Eine Zahlungserinnerung ist keine Mahnung und klingt auch nicht so; die meisten offenen Rechnungen sind vergessen, nicht verweigert. Wer ein System hat, das die offenen Posten morgens zeigt und die Erinnerung als Entwurf hinlegt, braucht dafür keinen Kalender.
Häufige Fragen
Darf ich die Rechnung per Mail schicken?
Ja. Eine Rechnung braucht keine Unterschrift und kein Papier, als PDF im Anhang reicht sie, auch fürs Finanzamt. Wichtig ist nur, dass sie unverändert bleibt: kein Word-Dokument, das der Empfänger bearbeiten könnte.
Wann schreibe ich die Rechnung: vorher oder nachher?
Bei Kursen vorher (Zugang gegen Zahlung), bei Coaching-Paketen meist vorher oder zur Hälfte, bei Beratung nach Stunden nachher. Wer nachher abrechnet, sollte es innerhalb einer Woche tun: eine Rechnung drei Monate nach der Leistung wird ungern bezahlt.
Was ist mit Rechnungen an Kunden im Ausland?
Innerhalb der EU an Unternehmen: ohne Umsatzsteuer, mit deren USt-ID und dem Hinweis auf die Steuerschuldnerschaft des Empfängers. An Privatkunden im EU-Ausland gelten bei digitalen Leistungen besondere Regeln (OSS-Verfahren). Beides ist ein Fall für den Steuerberater, bevor die erste solche Rechnung rausgeht.
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