Die Anfrage ist da, und der Kunde weiß es sofort.
Kostenlose Vorlage aus „Die 12 Briefe, die jeder Betrieb braucht“, mit dem Text zum Kopieren und der Begründung je Satz.
Wann Sie diesen Brief schicken
Sofort, wenn eine Anfrage hereinkommt — per E-Mail, über die Webseite oder nach einem Anruf.
Der Brief
Betreff: Eingangsbestätigung zu Ihrer Anfrage
[Anrede]
vielen Dank für Ihre Nachricht. Wir bestätigen Ihnen hiermit den Eingang Ihrer Anfrage.
Ihr Anliegen wird geprüft; wir melden uns [Frist] persönlich bei Ihnen. Sollten wir für ein belastbares Angebot noch Angaben benötigen, kommen wir vorab auf Sie zu.
Ergänzungen können Sie uns jederzeit als Antwort auf diese E-Mail zukommen lassen.
Mit freundlichen Grüßen
[Ihr Name]
Eckige Klammern sind Platzhalter. Anrede, Name und Zahlen setzen Sie ein, oder das System tut es.
Warum jeder Satz so steht
- Die Frist steht drin. „Wir melden uns [Frist]“ nimmt dem Kunden die Frage, ob seine Nachricht angekommen ist — und Ihnen den Anruf am nächsten Tag. Setzen Sie ein, was Sie wirklich halten können; zwei Werktage sind ehrlicher als „umgehend“.
- Der Satz zu den Rückfragen ist Absicht. Wer ankündigt, dass er sich vorab meldet, falls Angaben fehlen, darf später nachfragen, ohne dass es wie eine Verzögerung wirkt.
- Der Hinweis auf die Antwort-Funktion hält alles in einem Verlauf. Sonst kommt der Nachtrag als neue Mail und liegt an einer anderen Stelle im Postfach.
Häufige Fragen dazu
Muss ich jede Anfrage bestätigen?
Müssen nicht. Aber wer nichts hört, ruft am nächsten Tag an oder fragt beim nächsten Anbieter: die Bestätigung spart Ihnen genau diesen Anruf. Zwei Sätze reichen, wenn eine Frist drinsteht.
Welche Frist soll ich nennen?
Die, die Sie wirklich halten. „Innerhalb von zwei Werktagen“ ist ehrlicher als „umgehend“, und wer am Freitagabend schreibt, weiß dann, dass Dienstag in Ordnung ist. Eine gebrochene Frist kostet mehr Vertrauen als eine lange.
Kann die Bestätigung automatisch rausgehen?
Ja, das ist einer der wenigen Texte, bei denen Automatik richtig ist: Sie sagt nichts zur Sache, nur dass die Nachricht angekommen ist. Im System von Fabian Systems geht sie nur an echte Anfragen, nicht an Newsletter, Rechnungen oder Bestellbestätigungen.
Wo dieser Brief im System steckt
Im System von Fabian Systems ist das die Vorlage hinter E-Mail-Postfach, das sich selbst ordnet: Der Text steht in Ihrer Maske, Sie ändern ihn einmal, und danach setzt das System Anrede, Nummern und Daten selbst ein, als Entwurf, den Sie freigeben. Wer ohne das System arbeitet, kopiert den Brief oben und ersetzt die Klammern.
Alle zwölf Briefe als PDF, kostenlos
Von der Eingangsbestätigung bis zur Bitte um eine Bewertung, jeder mit dem Warum dazu. Sie tragen eine E-Mail-Adresse ein und bekommen das Heft sofort.
Ratgeber-Übersicht: alle Briefe und Vorlagen. Wer den Brief lieber nie wieder selbst schreibt: die zwei Wege zum System.